برای ایجاد ارتباط و استمرار آن باید گشت بزنید،‌ با اعضای تیم خود صحبت کنید،‌ کنار آنها کار کنید، سئوال بپرسید و هر زمان که نیاز باشد برای کمک حاضر باشید. به این عمل، مدیریت با گشت‌زنی (مدیریت پرسه) می‌گویند که با عنوان MBWA شناخته می‌شود.

معرفی MBWA

یکی از سبک‌هایی که می‌توانید برای برقراری ارتباط با تیم خود و حفظ ذهنیت استفاده کنید، مدیریت با پرسه زنی (Management by Wandering Around (MBWA است که به آن Management by Walking Around نیز گفته می‌شود.

برای ایجاد ارتباط و استمرار آن باید گشت بزنید،‌ با اعضای تیم خود صحبت کنید،‌ کنار آنها کار کنید، سئوال بپرسید و هر زمان که نیاز باشد برای کمک حاضر باشید. به این عمل، مدیریت با گشت‌زنی (مدیریت پرسه) می‌گویند که با عنوان MBWA شناخته می‌شود.

گفته شده که ویلیام هیولت و دیوید پکارد (بنیانگذاران هیولت پاکارد یا HP) از این رویکرد مدیریتی استفاده می‌کردند. تام پیترز در کتاب بسیار موفق خود با نام «In Search of Excellence»، درس‌های آموخته از شرکت HP و سایر شرکت‌هایی که از این روش استفاده می‌کردند را ذکر نمود، و به این ترتیب MBWA به سرعت محبوبیت پیدا کرد.

دستاورد MBWA چیست؟

مدیریت با گشت‌زنی از زمان پیدایش خود تا کنون هرگز از مد نیفتاده است. با استفاده از MBWA می‌توانید موارد زیر را افزایش دهید:

دسترسی‌پذیری: وقتی پرسنل به چشم یک فرد و نه یک رئیس به شما نگاه کنند،‌ امکان اینکه درباره اتفاقات جاری با شما صحبت کنند بیشتر می‌شود. به این ترتیب فرصت خواهید داشت تا از مسائل،‌ پیش از آنکه تبدیل به مشکلات شوند اطلاع پیدا کنید.

اعتماد: هرچه شناخت اعضاء تیم از شما بیشتر باشد، بیشتر به شما اعتماد خواهند کرد، بنابراین اطلاعات بیشتری را با شما به اشتراک خواهند گذاشت. این مسئله باعث فروریختن موانع ارتباطی خواهد شد.

دانش کسب‌و‌کار: سر زدن به افراد و اطلاع از اتفاقات جاری، باعث می‌شود درک بهتری از کارکرد‌ها و فرآیندهای اطراف خود به دست آورید.

پاسخگویی: تعامل روزانه با افراد تیم، احتمال اجرایی شدن آنچه درباره‌ی آن توافق کرده‌اید را تا حد زیادی بالا می‌برد. همه‌‌ی افراد شما انگیزه‌ی بیشتری برای انجام توافقات خواهند داشت؛ چون یکدیگر را به صورت منظم ملاقات می‌کنید.

روحیه: معمولا افرادی که فرصت بیشتری برای شنیده‌شدن، در اختیارشان گذاشته می‌شود؛ احساس بهتری در مورد شغل و سازمان خود پیدا می‌کنند. MBWA روشی است که این فرصت را در اختیار افراد قرار می‌دهد.

بهره وری: بسیاری از ایده‌های خلاقانه از دل صحبت‌های معمول و روزمره متولد می‌شوند. MBWA گفتگوهای عادی را تشویق می‌کند، بنابراین احتمال بیشتری وجود دارد که افراد برای ارائه‌ی ایده‌هایشان نزد شما بیایند.

علی‌رغم مزایای بسیار، استفاده از MBWA گاهی با شکست و گاهی با موفقیت همراه است. برای موفق شدن به چیزی بیش از گشت‌زنی در دفتر‌، انبار یا کارخانه نیاز است. MBWA «خم رنگرزی» نیست بلکه تلاشی است مصمم و واقعی، برای درک بهتر کارکنان، کاری که انجام می‌دهند و اینکه شما چطور می‌توانید با اقدامات خود بهره‌وری آ‌ن‌ها را افزایش دهید. نباید MBWA را تنها به عنوان یک اجبار انجام دهید، چرا که در چنین حالتی این رویکرد اصلا به درستی عمل نخواهد کرد. شما باید واقعا بخواهید که با افراد و عملیات خود بیشتر آشنا شوید و همواره نسبت به دنبال کردن نگرانی‌ها متعهد بوده و در پی بهبود مستمر باشید.

چطور MBWA را پیاده سازی کنیم؟

این نکات برای شروع فرآیند «مدیریت با گشت‌زنی» به شما کمک زیادی خواهند کرد:

راحت باشید: افراد راحت و خودمانی بودن شما را حس خواهند کرد و به همین صورت واکنش نشان خواهند داد. مکالمات خشک و رسمی احتمالا به واکنش‌هایی به همان نسبت خشک منجر خواهند شد.

بیش از صحبت کردن گوش بدهید و مشاهده کنید: فعالانه به حرف‌های کارکنان گوش بدهید. اگر افراد احساس کنند که به حرف‌هایشان گوش می‌دهید احتمالا حقیقی بودن نیت شما برای‌شان بیشتر معلوم می‌شود. در مقاله‌ی گوش دادن فعالانه نکاتی در این مورد خواهید یافت.

بازخورد و ایده بخواهید: کاری کنید همه بدانند در پی ایده‌های جدید برای بهتر کردن کارها هستید. افراد ممکن است احساس کنند که چون شما رئیس هستید ایده‌ها و نظرات شما همه «درست» هستند؛ بنابراین سعی کنید در به زبان آوردن افکارتان درنگ کنید؛ هرچه باشد،‌ هدف این رویکرد شنیدن حرف‌های دیگران است.

در گشت‌زنی خود مساوات را رعایت کنید: در یک واحد یا بخش زمانی بیشتر از جاهای دیگر صرف نکنید. گشت‌زنی خود را به افراد خاص یا افرادی با رتبه‌ی خاص محدود نکنید. باید برای همه، فارغ از پست یا موقعیت شغلی، قابل دسترس باشید.

از این فرصت برای تشویق ناگهانی استفاده کنید: اگر کار خوبی دیدید همانجا از فرد مورد نظر تعریف کنید. این روشی عالی برای نشان دادن قدرشناسی است.

جلسات را در «فضای آزاد» برگزار کنید: لازم نیست جلسات همیشه در اتاق جلسات یا در دفتر شما برگزار شوند. گاهی اوقات به «قلمرو» دیگران بروید. این کار باعث خواهد شد کارکنان احساس راحتی بیشتری داشته باشند. درباره‌ی انتظارات و نیازهایتان با دیگران صحبت کنید تا همه بدانند چه چیزهایی برای شما ارزشمند است.

از این موقعیت برای قضاوت یا انتقاد استفاده نکنید: این کار باعث خواهد شد هر زمان که به گشت‌زنی می‌روید افراد نگران و عصبی بشوند. اگر چیزی دیدید که خوشایند شما نبود یا باعث نگرانی شما می‌شد، بعدا و به صورت خصوصی با فرد مورد نظر صحبت کنید.

به سوالات آزادانه و صادقانه جواب بدهید: اگر پاسخ سوالی را نمی‌دانید بعدا آن را پیدا کنید و جواب را به کسی که سوال کرده بگویید. اگر نمی‌خواهید درباره‌ی چیزی حرف بزنید،‌ صادقانه این را بیان کنید. نصفه و نیمه حرف زدن می‌تواند باعث از بین رفتن اعتماد شود.

اطلاع‌رسانی کنید: اهداف،‌ فلسفه،‌ ارزش‌ها و دیدگاه‌های شرکت را با افراد در میان بگذارید. این «گشت‌زنی»ها فرصتی هستند برای به اشتراک گذاری متقابل اطلاعات و در نتیجه کمک به افراد برای درک و انجام بهتر وظایف‌شان.

گپ بزنید: موثر بودن سازمان‌ها تنها در کار خلاصه نمی‌شود. باید روابط کارآمدی بسازید. نام فرزندان کارکنان خود را یاد بگیرید. بفهمید چه کاری دوست دارند یا می‌خواهند برای تعطیلات به کجا بروند. لطیفه بگویید،‌ بخندید و اوقات خوشی داشته باشید. از احساس فوق‌العاده‌‌ای که با داشتن روابط شخصی با کارکنان در شما ایجاد می‌شود، شگفت‌زده خواهید شد.

زیاده‌روی نکنید: کاری نکنید که افراد احساس کنند همیشه بالای سرشان هستید! به قدری گشت‌زنی کنید که در جریان اتفاقات قرار بگیرید نه اینکه حضورتان باعث حواس پرتی آزاردهنده‌ای برای کارکنان باشد. مدیریت با گشت‌زنی از زمان پیدایش خود تا کنون هرگز از مد نیفتاده است.

با استفاده از MBWA می‌توانید موارد زیر را افزایش دهید:

🔻 دسترسی‌پذیری: وقتی پرسنل به چشم یک فرد و نه یک رئیس به شما نگاه کنند،‌ امکان اینکه درباره اتفاقات جاری با شما صحبت کنند بیشتر می‌شود. به این ترتیب فرصت خواهید داشت تا از مسائل،‌ پیش از آنکه تبدیل به مشکلات شوند اطلاع پیدا کنید.

🔻 اعتماد: هرچه شناخت اعضاء تیم از شما بیشتر باشد، بیشتر به شما اعتماد خواهند کرد، بنابراین اطلاعات بیشتری را با شما به اشتراک خواهند گذاشت. این مسئله باعث فروریختن موانع ارتباطی خواهد شد.

🔻 دانش کسب‌و‌کار: سر زدن به افراد و اطلاع از اتفاقات جاری، باعث می‌شود درک بهتری از کارکرد‌ها و فرآیندهای اطراف خود به دست آورید.

🔻 پاسخگویی: تعامل روزانه با افراد تیم، احتمال اجرایی شدن آنچه درباره‌ی آن توافق کرده‌اید را تا حد زیادی بالا می‌برد. همه‌‌ی افراد شما انگیزه‌ی بیشتری برای انجام توافقات خواهند داشت؛ چون یکدیگر را به صورت منظم ملاقات می‌کنید.

🔻 روحیه: معمولا افرادی که فرصت بیشتری برای شنیده‌شدن، در اختیارشان گذاشته می‌شود؛ احساس بهتری در مورد شغل و سازمان خود پیدا می‌کنند. MBWA روشی است که این فرصت را در اختیار افراد قرار می‌دهد.

🔻 بهره‌وری: بسیاری از ایده‌های خلاقانه از دل صحبت‌های معمول و روزمره متولد می‌شوند. MBWA گفتگوهای عادی را تشویق می‌کند، بنابراین احتمال بیشتری وجود دارد که افراد برای ارائه‌ی ایده‌هایشان نزد شما بیایند.

علی‌رغم مزایای بسیار، استفاده از MBWA گاهی با شکست و گاهی با موفقیت همراه است. برای موفق شدن به چیزی بیش از گشت‌زنی در دفتر‌، انبار یا کارخانه نیاز است. MBWA تلاشی است مصمم و واقعی، برای درک بهتر کارکنان، کاری که انجام می‌دهند و اینکه شما چطور می‌توانید با اقدامات خود بهره‌وری آ‌ن‌ها را افزایش دهید. نباید MBWA را تنها به عنوان یک اجبار انجام دهید، چرا که در چنین حالتی این رویکرد اصلا به درستی عمل نخواهد کرد. شما باید واقعا بخواهید که با افراد و عملیات خود بیشتر آشنا شوید و همواره نسبت به دنبال کردن نگرانی‌ها متعهد بوده و در پی بهبود مستمر باشید.