ظهور مفهوم ای آر پی را باید دهه 1960 میلادی دانست که عمده تأکیدها در این دوران مربوط به افزایش درآمد و تقویت کسبوکار از طریق یکپارچهسازی فرآیندها و عملکردها بود.
در سال 1972 پنج تن از مدیران IBM جهت تکامل و پیاده‌سازی مفاهیم ERP از سمت خود استعفا دادند و شرکتی با عنوان SAP را که به‌عنوان نخستین شرکت توسعه و اجرای نرم‌افزارهای خاص ERP بود، تاسیس کردند.
با ظهور برنامه‌ریزی منابع سازمان در حوزه تولید، تمامی سیستم‌های تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند. بخش‌ها، فرآیندها و وظایف مختلفی ازجمله کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات، انبار، حسابداری و مالی و… به سیستم‌های تولیدی متصل شدند. و مدیریت جامع منابع سازمانی به‌عنوان حد‌فاصل سیستم‌های مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری مطرح شد.
تاریخچه شکل‌گیری این مفهوم از MRP یا برنامه‌ریزی مواد نشات می‌گیرد. هدف اصلی از MRP را می‌تواند مدیریت و کنترل موجودی مواد خام و اولیه لازم برای تولید دانست به‌شرطی که هیچ‌وقت کمبود موجودی مانع تولید نشده و از طرفی پایین‌ترین سطح موجودی لازم خریداری و نگهداری گردد.
اما ماجرا به همین‌جا ختم نشد. و بر اساس نیازهای واقعی و رو به رشد کسبوکارهای تولیدی بسط یافت. حفظ رضایت مشتری در تحویل به‌موقع سفارشات و کمینه کردن زمان‌های بیکاری در خط تولید، افزایش کیفیت محصول و کاهش هزینه‌ها و در‌نتیجه رقابت‌پذیر شدن در بهای تمام شده همه و همه منجر شد تا مفهوم MRP2 پدید بیاید در زیر ساختار کلی آن را می‌بینیم.
در‌واقع اینجا دیگر فقط مواد اولیه موضوعیت ندارد بلکه ظرفیت ماشین‌آلات و دستگاه‌ها و سایر تجهیزات تولید نیز به‌عنوان منبعی قابل مدیریت و در‌نتیجه قابل بهینه‌سازی مطرح می‌باشد.
اما در‌نهایت به همین مقدار هم نباید قانع بود. فلذا ایده ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی با هدف در نظر گرفتن کلیه منابع اعم از MAN Machinery Material و Method در طراحی ERP ها سرلوحه کار قرار گرفت. ماهیت یکپارچه کل‌نگر و دیتا محور با تاروپود مفهوم ERP گره خورده است. ERP فراتر از ارائه روش برای انجام کارها بلکه دربردارنده Best-Practice هاست. که خود می‌تواند شامل Process (فرآیندها)، Peoples و نقش‌های استاندارد و آموزش مهارت‌ها و همین‌طور ابزار و تکنولوژی باشد، رشد بستر اینترنت و توسعه نرم افزارها مبتنی بر این استانداردها و الزامات زمینه لازم برای تجلی و تحقق ایده ERP را فراهم نمود.
این سیستم بیش از آنکه عنوان جدیدی برای MRPII باشد، به‌عنوان سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستم‌های کامپیوتری طراحی‌شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است. این سیستمها، علاوه بر ویژگی‌های اضافی، یکپارچهسازی بهتری از بخش‌های MRPII دارند. در سال 1995، مقوله اینترنت وارد ای آر پی شد و در سال‌‌های 1998 تا 2000، تبادل الکترونیک اطلاعات و ERP با یکدیگر پیوند خوردند.
در سال 2000 راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمانی تحت وب توسعه یافتند که از فناوری چند لایه‌ای در معماری سیستم اطلاعاتی پشتیبانی می‌کردند. امروزه هم سیستم‌های جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها بر بستر وب است و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از بخش مدیریت زنجیره‌ی تامین دارند و عملاً در تعریف امروز نرم افزار ERP، آن را کاملاً مرتبط و جدایی‌ناپذیر از مدیریت زنجیره تأمین تعریف می‌کنند.
از طرفی با رشد اینترنت و ورود به دوره انقلاب صنعتی چهارم، ERP به‌مثابه رکن اساسی در تحول دیجیتال کسبوکارها شمرده می‌شود، مسیری که سازمان را نه فقط برای بقا بلکه رقابت‌پذیری به یک انتخاب استراتژیک بدل می‌کند.
ERP چیست؟
پیش از هر چیزی باید به پاسخ این سوال یعنی تعریف کلی از مفهوم ERP پرداخت. راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) و یا به‌اختصار ERP (ای آر پی) شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها می‌شود. که از طریق سامان دادن تمام داده‌ها و فرآیندهای یک سازمان در یک راهکار واحد و با ایجاد بانک اطلاعاتی منظم، پیوسته و دقیق به بهبود عملکرد سازمان منجر می‌شود.
باید به این نکته توجه کرد که ERP یک مفهوم مدیریتی است. و به‌عنوان دوره‌های آموزشی در سطوح مختلف آکادمیک و دانشگاهی تدریس می‌شود. سرفصل‌های متنوعی دارد و اهداف و ضرورت‌های خود را به دنبال دارد.
نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در‌واقع سیستم‌هایی هستند که داده‌های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه می‌‌سازند. و در زمان مناسب در اختیار کاربرانی قرار می‌دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به تمامی افراد یک مجموعه اجازه می‌دهد تا حتی با وجود پراکندگی جغرافیایی در هماهنگی کامل با هم کار کنند.
نرم افزارهای ERP از طریق ارائه راهکاری جامع برنامه ریزی منابع سازمان به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا مدیریت منابع خود (مواد، منابع انسانی، منابع مالی و غیره) را به شکلی بهینه و بر اساس بهروش‌های (Best Practice) شناخته‌شده جهانی مدیریت نمایند.
ERP به نوعی نرم افزار اشاره دارد که سازمان‌ها از آن برای مدیریت کارهای روزمره‌شان، مثل حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و عملیات زنجیره تامین استفاده می‌کنند. یک ERP کامل شامل مدیریت عملکرد سازمان هم می‌شود. نرم افزاری که به برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، پیش بینی و گزارش نتایج مالی سازمان کمک می‌کند.
نرم افزار ERP چیست؟
نرم افزار ERP یا (Enterprise Resource Planning) نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی است و با کمک هوش مصنوعی همه فرآیندهای سازمان را کنترل می‌کند.
برای درک بهتر این سیستم، اول تمام فرآیندهای تجاری شرکتتان را در نظر بگیرید. احتمالا فرآیندهایی مثل امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تأمین، خدمات و تدارکات به خاطرتان آمده باشد. کنترل کردن تمامی این فرآیندها به صورت همزمان کار سختی است! بنابراین هر سازمانی به یک سیستم هوشمند و یکپارچه برای اداره کردن کسب‌وکارش نیاز دارند. و این ساده‌ترین تعریف نرم افزار ERP است:
مدیریت تمامی فرآیندهای سازمان در قالب یک سیستم یکپارچه
خصوصیات برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ای آر پی)
- ارائه یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه در سطح شرکت که تمام حیطه‌های وظایف مانند تولید، خرید، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، موجودی و غیره را پوشش می‌دهد.
- انجام فعالیت‌های مهم و افزایش خدمات مشتری و بدین‌وسیله برجسته کردن تصویر شرکت.
- پل زدن بر روی شکاف اطلاعاتی موجود در سازمان
- ارائه راه‌حل برای مدیریت بهتر پروژه.
- اجازه دادن به ورود خودکار آخرین فناوری مانند انتقال الکترونیکی وجه، اینترنت، ویدئوکنفرانس و غیره.
- از میان برداشتن مشکلات کسبوکار از قبیل تمام شدن مواد، مشکلات موجودی، تحویل فوری و غیره.
- بهبود و اصلاح فرآیندهای کسبوکار.
- فراهم نمودن یکپارچگی کامل سیستمها نه فقط بین دپارتمان‌ها، بلکه همچنین میان شرکت‌های با مدیریت واحد.
- محاسبه بهای تمام شده آنلاین
- ارائه گزارشات جامع، دقیق و شفاف لحظه ای real-time
- برنامه‌ریزی تولید پیشرفته
- زیرساخت یکپارچه و در هم تنیده فرآیندهای اصلی و حیاتی کسب و کار
- حذف و به صفر رساندن احتمال خطای انسانی و دوباره‌کاری به‌صورت سیستماتیک
- استانداردسازی فرآیندها منطبق با Best-Practice های جهانی
انواع ERP
انواع مختلف سیستم‌های نوین ERP وجود دارد که در اینجا به مهم‌ترین آنها اشاره می‌کنیم.
نرم‌افزار ERP ابری
نرم‌افزار ابری ERP یک هاست ابری دارد که در اینترنت ارائه می‌شود. ERP ابری به صورت سرویسی است که برای استفاده، باید اشتراک آن را خریداری کنید. این نرم‌افزار امروزه از محبوبیت زیادی بین کسبوکارها برخوردار است، چون هزینه کمتر، چابکی بیشتر، یکپارچهسازی آسان‌تر و امنیت بیشتری را برای کاربرانش فراهم می‌کند؛ به اضافه اینکه مرتب به روز رسانی می‌شود و اشکالات رفع می‌گردد.
نرم افزار ERP داخلی یا On-premise
این نوع ERP، مدل سنتی این نرم‌افزار است که معمولا در مرکز داده در محل موردنظرتان نصب می‌شود. نصب و نگهداری از این نوع نرم‌افزار ERP به عهده کارکنان‌تان است.
نرم‌افزار ERP ترکیبی
برای شرکت‌هایی که می‌خواهند از مزایای هر دو نوع نرم‌افزار ERP بهره‌مند شوند، مدل ERP ترکیبی گزینه مناسبی است. در اینجا برخی از اپلیکیشن‌ها و داده‌های شما در سیستم ابری و برخی دیگر به صورت On-premise است.
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی چگونه کار می‌کند؟
هر سیستم ERP از چند ماژول تشکیل شده است. در علم مهندسی نرم‌افزار به هر واحد نرم‌افزاری یک ماژول می‌گویند. پس در واقع نرم‌افزار ERP مجموعه‌ای از چند واحد مجزا است. حالا شاید برایتان سوال شده باشد کار هرکدام از این واحدها چیست؟
هریک از ماژول‌ها در نرم افزار ERP یکی از بخش‌های کسبوکار را کنترل می‌کنند. در نهایت داده‌های همه ماژول‌ها با هم به اشتراک گذاشته می‌شود. بله! درست حدس زدید! در این سیستم هم درست مثل نرم‌افزار CRM، یک فضای مشترک برای انتقال و اشتراک داده‌ها وجود دارد که به آن «پایگاه داده» می‌گوییم.
مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار ERP چیست؟
گفتیم که یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند بسیاری از سازوکارهای موجود در سازمان و داده‌های مربوط به آنها را پردازش کند. اما بیایید جزئی‌تر به این قضیه نگاه کنیم:
|
نام واحد |
ویژگی‌ها |
|
امور مالی |
ماژول مالی و حسابداری ستون فقرات اکثر نرم‌افزارهای ERP است. این ماژول می‌تواند فعالیت‌های زیر را کنترل کند:
|
|
منابع انسانی |
قابلیت این ماژول نرم افزار ERP برنامه ریزی منابع انسانی به این ترتیب است:
|
|
تدارکات |
این ماژول به کسبوکارها کمک می‌کند اقلامی که برای تولید کالاهایشان نیاز دارند، تهیه کنند. مهم‌ترین امکاناتی که این ماژول در اختیار کسبوکار قرار می‌دهد:
|
|
فروش |
ماژول فروش در ERP، ارتباط کسبوکار را با مشتریان پیگیری می‌کند. برخی از امکانات این ماژول:
|
|
تولید |
بخش تولید یکی از قسمت‌های کلیدی نرم‌افزار ERP است. این بخش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای پیچیده را ساده کنند. قابلیت‌های بخش تولید این موارد هستند:
|
|
لجستیک و زنجیره تأمین |
این قسمت از نرم‌افزار می‌تواند موارد زیر را مدیریت کند:
|
|
تحقیق و توسعه |
ماژول تحقیق و توسعه این امکانات را در اختیار کسبوکار قرار می‌دهد:
|
|
خدمات پس از فروش |
این بخش به شرکت‌ها کمک می‌کند بتوانند خدماتی برای اعتمادسازی مشتریان انجام دهند. به عنوان مثال:
|
|
دارایی سازمان |
یک بخش مهم دیگر نرم‌افزار ERP مدیریت دارایی‌های سازمانی است. این بخش کمک می‌کند تا از همه بخش‌های سازمان به خوبی محافظت شود. قابلیت‌های این بخش:
|
مزایای استفاده از سیستم ERP
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، مزایای زیادی برای عملیات تجاری یک سازمان دارد. بیایید چند مورد از مزایای نرم افزار ERP را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
کاهش هزینه سربار نرم افزار
بهترین نرم افزارهای ERP به تیم ها این امکان را می‌دهند تا ابزارهای خود را در یک سیستم یکپارچه ادغام کنند. تیم ها به جای پرداخت اشتراک جداگانه برای خدماتی مانند منابع انسانی، CRM، حمل و نقل، زنجیره تامین و مدیریت موجودی، هزینه یک پلتفرم واحد را پرداخت می‌کنند که هر یک از این وظایف را در یک سیستم متمرکز انجام می‌دهد.
افزایش ارتباطات
هنگامی که داده‌های تمام بخش‌های شرکت در یک برنامه نرم‌افزاری واحد برای برنامه‌ریزی و ردیابی رویدادهای تجاری ادغام می‌شوند، تمام آن داده‌ها می‌توانند برای بررسی تیمی در دسترس قرار گیرند. این مساله کمک زیادی به بهبود ارتباطات می‌کند.
کاهش سیلو
سیلوهای تجاری، یعنی جایی که تیم‌ها به طور مستقل از یکدیگر کار می‌کنند و منافع متضادی از هم دارند، بهره وری شرکت را به شدت کاهش می‌دهند. نرم افزار ERP به کسبوکارها کمک می‌کند تا اهداف عمومی طراحی کنند و به تیم ها اجازه می‌دهد برنامه های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. تیم‌هایی که به داده‌های مشابه دسترسی دارند، می‌توانند یادداشت‌های بخش‌های مختلف را با هم مقایسه کنند و در نتیجه به کمک همدیگر به سمت اهداف بزرگ تجاری گام بردارند.
چه موقع یک کسبوکار به نرم افزار ERP نیاز دارد؟
همه‌ی کسبوکارهای رو به رشد، خوب می‌دانند که برای نظم در کارها و موفقیت، به نرم افزار ERP نیاز دارند. اما شاید بپرسید لازم است یک کسبوکار چه موقع از نرم افزار ERP استفاده کند؟ با رشد و پیشرفت کسبوکار، مقدار کارها و حجم داده‌های آن بیشتر شده و پیگیری آنها سخت‌تر می‌شود. اینجاست که متوجه می‌شوید به نرم افزار ERP نیاز دارید.
بیایید با هم چند تا از نشانه‌های مهمی را بررسی کنیم که بیان می‌کنند کسبوکار شما به سیستم ERP نیاز دارد:
نداشتنِ سیستم پردازش داده یکپارچه، سرعت انجام کارها را پایین آورده است
وقتی از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنید و هر کدام حجم زیادی از اطلاعات را دارند، متوجه می‌شوید که نظم کار کم شده و چیزهای زیادی فراموش می‌شوند یا از قلم می‌افتند. در این هنگام استفاده از نرم افزار ERP کمک زیادی به سرعت دادن به انجام کارهای کسب‌وکارتان می‌کند.
مدام مشکل زمان بندی تولید دارید
ارتباط بین زمان بندی تولید و توانایی تولید برای ارائه به موقع محصولات سودآور، اهمیت زیادی دارد. مخصوصا وقتی که هزینه کارکنان و دستگاه‌ها بالا می‌رود، این موضوع بیشتر خودش را نشان می‌دهد. نرم افزار ERP براساس داده‌های عرضه و تقاضا، کارهای برنامه‌ریزی مهم را به شما نشان می‌دهد تا برنامه تولید دقیقی را تنظیم کنید و طبق آن پیش بروید.
مشتریان ناراضی
امروزه انتظارات مشتریان با قبل، فرق زیادی کرده است. شاید علتش این باشد که گزینه‌های زیادی پیش رو دارند و از طرفی فشار زیادی را تحمل می‌کنند و صبرشان کمتر شده است. در هر صورت، مشتری ناراضی دوباره برنمی‌گردد و حتی ممکن است با تبلیغ منفی که می‌کند، خیلی از مشتری‌های بالقوه را هم منصرف می‌کند. نرم افزار ERP داده‌ها را در اختیار شما و مشتریان قرار می‌دهد. توانایی برقرار ارتباط آسان با مشتری، به کمک سیستم متمرکز ERP میسر می‌شود.
گزارش درست داده‌ها به سازمان‌های مربوطه
کار خسته‌کننده گزارش دهی به سازمان‌های بالادست، برای هر کسب‌وکاری وقت‌گیر است. اگر این کار به صورت خودکار انجام شود، تاثیر زیادی در صرفه جویی در وقت کارکنان دارد. نرم افزار ERP دقیقا به کمک شما می‌آید و اجازه می‌دهد با استفاده از داده‌های دقیق، گزارش استاندارد و معتبری را به موقع به سازمان‌های مربوطه ارائه دهید.
معروف‌ترین نرم افزارهای ERP در دنیا کدامند؟
- Oracle NetSuite
- SAP S/4HANA
- SAP ERP
- Microsoft Dynamics 365
- Oracle ERP Cloud
- Epicor ERP
- Sage Intacct
- Oracle JD Edwards EntERPriseOne
- SAP Business One
- Acumatica
- Odoo
- SysPro ERP
- Sage 300cloud
- ERPNext
نرم افزار ERP و CRM چه ارتباطی با هم دارند؟
خیلی از مشتریان دیدار می‌پرسند که تفاوت یا ارتباط نرم‌افزار ERP با CRM چیست؟ ما هم قبلا مفصل در این مورد صحبت کردیم . به طور کلی باید بگوییم که نرم‌افزار CRM یکی از رکن‌های اساسی سیستم ERP است. یعنی نرم افزار CRM بخشی از فعالیت‌های ای آر پی را پوشش می‌دهد. نرم افزار سی آر ام بیشتر روی افزایش فروش و خدمات‌رسانی به مشتریان متمرکز است. یعنی با استفاده از CRM روی ارتباط با مشتری تمرکز می‌کنید و با نرم افزار ERP روی بخش‌های داخلی شرکت خودتان. اما ادغام یک نرم‌افزار CRM با ای آر پی می‌تواند در این موارد کیفیت سیستم ERP را بالاتر ببرد:
- دسترسی سریع‌تر به اطلاعات مهم
- متمرکزسازی حساب‌ها
- متمرکزسازی مشتری‌ها
- بهبود فرآیند ثبت سفارش
- مدیریت قیمت‌ها
- مدیریت موجودی‌ها
در نهایت انتخاب بین این دو نرم‌افزار به عهده شماست. فقط این نکته را در نظر داشته باشید که ERPبرای شرکت‌های متوسط و بزرگ مناسب‌تر است و CRM تنها گزینه برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک است.
چرا باید از سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده کنیم؟
اگر صاحب کسبوکار هستید یا قرار است بشوید، حتما می‌دانید که چقدر مهم است بتوانید یک سیستم منظم و دقیق برای نظارت کردن بر همه قسمت‌ها فراهم کنید. همانطور که در این گزارش خواندید، نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی دو کار اصلی انجام می‌دهد:
اول: هماهنگ کردن همه قسمت‌های یک کسبوکار.
دوم: بدست آوردن اطلاعات از همه بخش‌ها و جمع‌آوری آنها در پایگاه داده.
پس وجود چنین نرم‌افزاری می‌تواند تمام نیازهای کسبوکار شما را رفع کند. اما مزایای نرم‌افزار ERP به همین دو مورد خلاصه نمی‌شود:
- بهره‌وری بالاتر: با ساده کردن فرآیندها باعث می‌شود همه افراد با منابع کمتر کارهای بیشتری انجام دهند.
- بینش عملی: با در اختیار گذاشتن اطلاعات دقیق‌تر، تصمیم‌گیری را ساده‌تر می‌کند.
- گزارش‌دهی سریع: سرعت گزارش‌دهی را بالاتر می‌برد و به همین دلیل نتایج هم زودتر از قبل مشخص می‌شوند.
- ریسک کمتر: با بدست آوردن داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل آنها می‌تواند نتایج را در آینده پیش‌بینی کند. این موضوع باعث پایین آوردن ریسک می‌شود.
- ساده‌سازی مهندسی اطلاعات: با جمع‌آوری همه اطلاعات ریز و درشت در پایگاه داده، می‌تواند راهکارهای آسان‌تری برای برطرف کردن مشکلات پیدا کند.
- بهبود چابکی سیستم: با آماده کردن اطلاعات در زمان مناسب، می‌تواند فرصت‌های تجاری جدید را شناسایی کند.