اصطلاح مديريت به معني فرايند انجام کارها بطور اثربخش و کارآمد بوسيله ديگران است. در تعريف مديريت اصطلاح فرايند، نشان دهنده‌ي فعاليت‌هاي اوليه‌اي است که مدير آنها را اجرا مي‌کند.

اين فعاليت‌ها را در اصطلاح مديريت، وظايف مديريت مي‌ناميم که در ادامه درباره آن صحبت خواهيم کرد. اثربخشي و کارآيي به آنچه که انجام مي‌دهيم و اينکه چگونه انجام مي‌دهيم، مربوط مي‌شود. کارآيي يعني درست انجام دادن وظيفه که به رابطه بين ورودي و خروجي اشاره دارد.

مديران با منبع ورودي، پول، افراد و تجهيزات که کمياب هستند، سروکار دارند. لذا آنها به استفاده کارآمد از اين منابع توجه بيشتري دارند. بنابراين مديريت در پي به حداقل رساندن هزينه‌هاي منابع مي‌باشد. اگرچه به حداقل رساندن هزينه منابع شرط لازم براي کارآرايي است اما شرط کافي نيست. بنابراين مديريت به تکميل فعاليت‌ها اشاره دارد. در اصطلاح مديريت، اين توانايي را اثربخشي مي‌نامند.

اثربخشي يعني انجام درست وظيفه. اثربخشي در يک سازمان يعني رسيدن به هدف. اگرچه اثربخشي و کارآيي دومقوله متفاوت هستند ولي ارتباط نزديکي باهم دارند. شکل زير ارتباط بين دو مفهوم را به خوبي نشان مي‌دهد.

تعاريف ديگري که در حوزه مديريت مطرح است به شرح زير است:

• مفهوم مديريت عبارت است از؛ هنر انجام دادن کار به وسيله ديگران.
• مفهوم مديريت عبارت است از؛ فرايند برنامه‌ريزي، سازماندهي، رهبري، کنترل و ارزشيابي با استفاده از کليه منابع انساني مالي مادي و اطلاعاتي به منظور تحقق اثربخش و کارآمد هدف‌هاي سازمان يا شرکت.

سطوح مديريت

سه سطح کلي براي مديران در سازمان‌ها در نظر مي‌گيرند:

• مديران ارشد
• مديران مياني
• مديران عملياتي

مديران ارشد

اين افراد در بالاترين نقطه سازمان و يا نزديک به آن قرار دارند و مسئول تصميم‌گيري در مورد اهداف و جهت‌گيري‌هاي سازمان و نيز اجراي سياست‌هايي هستند که بر همه‌ي اعضاي سازمان تاثير مي‌گذارند. ممکن است عناوين مديران ارشد به اين صورتها باشد: معاون رئيس، مدير کل، مدير عامل و يا رئيس هيئت مديره.

مديران مياني

اين افراد بين مدير عملياتي و مدير ارشد قرار دارند و بر ساير مديران (و احتمالاً برخي کارکنان عملياتي) مديريت مي‌کنند و مسئوليت تبديل اهداف تعيين شده توسط مدير ارشد به جزئيات را دارند که مديران رده پايين تر فاقد آن هستند. عناوين بکار رفته براي مديران مياني عبارت است از: مدير گروه، مسئول پروژه، رئيس واحد، مدير منطقه، رئيس دانشکده و مدير بخش هستند.

مديران عملياتي

اين مديران را معمولاً سرپرست مي‌نامند. آنها مسئول هدايت فعاليت‌هاي روزانه کارکنان عملياتي هستند. براي مثال رئيس يک واحد از دانشگاه شما، سرپرست عملياتي است که بر فعاليت‌هاي اداراي دانشکده (کارکنان عملياتي) نظارت مي‌کند. اين سطوح بيشتر در سازمان‌هاي بزرگ به چشم مي‌خورند. در سازمان‌هاي کوچک نيز شاهد حداقل دو سطح آن خواهيم بود. با حرکت از سطح پايين به بالا در اين سطوح، ميزان قدرت و اختيار افزايش مي‌يابد.

پنج وظیفه اصلی مدیریت چیست؟

تعیین اهداف سازمانی

تعیین و دستیابی به اهداف سازمانی، مسیر اصلی موفقیت هر مدیر است. مدیران همچنین باید توانایی انتقال و تفهیم اهداف سازمانی را به شکلی متقاعدکننده به کارمندان داشته باشند. به عنوان مثال مدیر یک رستوران می‌تواند ساعات کاری مجموعه خود را افزایش دهد و با بهره‌گیری از مهارت متقاعد سازی، به کارکنان بگوید افزایش ساعات کاری مساوی با افزایش درآمد و البته دریافت انعام بیشتر از مشتریان است.

سازماندهی

مدیر پس از تشخیص جنس کار یا پروژه، آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم و وظایف را به صورت موثر بین اعضای سازمان پخش می‌کند. هر سازمانی دربرگیرنده مجموعه‌ای از ارتباطات بین کارکنان و واحدهای مختلف است. مدیر موظف است برای دستیابی به اهداف، هماهنگی لازم را بین افراد و واحدها ایجاد کرده و انگیزه لازم جهت انجام فعالیت‌ها را در ایشان به وجود بیاورد.

یک مدیر خوب مهارت ایجاد ارتباطات بین فردی را در سازمان داشته و در مواقع لازم، برای عبور از چالش‌ها و تعارض پیش آمده میان کارکنان، به کمک آن‌ها خواهد آمد. از طرف دیگر مدیر باید ساختار سلسله‌مراتبی مسئولیت و اختیار را به درستی در سازمان پیاده کند.

تعریف و بهینه‌سازی ساختار سازمانی باعث بهبود بهره‌وری کسب‌وکار و موفقیت آن در بازار می‌شود. همچنین سازماندهی صحیح مجموعه، هزینه‌ها را کاهش و سودآوری سازمان را افزایش خواهد داد.

انگیزش تیم

در کنار سازماندهی و تخصیص وظایف، توانایی ایجاد انگیزه در کارکنان هم یکی از مهم‌ترین عملکردهای مدیر است. برای انگیزش افراد، مدیر باید مهارت کافی را در تعامل با انواع مختلف تیپ‌های شخصیتی داشته باشد. مدیر موفق کسی است که بداند چگونه باید تیم‌های موفق را ایجاد و رهبری کرد و افراد را پیرامون هدفی معین گرد هم آورد.

تعیین نظام سنجش عملکرد

مدیران باید پس از تعیین اهداف، با تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد بر فعالیت اعضای تیم نظارت و مسیر دستیابی آن‌ها به اهداف را رصد کنند. از آن‌جا که تعریف چنین شاخص‌هایی با توجه به نوع و شرایط کار می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، مدیریت باید شاخص‌ها را با تکیه بر خلاقیت خود تعیین کند. درست همانند سایر وظایف مدیریت، تعیین نظام سنجش عملکرد نیز از اهمیت بالایی برخوردار بوده و نباید نادیده گرفته شود.

کمک به توسعه فردی اعضا

در کنار هدایت تیم به سمت اهداف و سنجش عملکرد آن‌ها در مسیر، یک مدیر خوب روی توسعه فردی اعضای سازمان سرمایه‌گذاری می‌کند. به عنون مثال مدیر می‌تواند در راستای تعیین اهداف شغلی، کنار تیم خود قرار گرفته و به آن‌ها یاری برساند.

مدیر سازمان باید برای انجام هرچه بهتر پنج وظیفه فوق، مهارت‌های رهبری نیز داشته باشد. مدیریت هر مجموعه‌ای در نقش مربی افراد حاضر در سازمان ظاهر شده و به آن‌ها کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف خود را شناخته و کارایی خود را بهبود دهند. مدیران مختلف ممکن است مکاتب مدیریتی متفاوتی را دنبال کنند. اما توانایی رهبری سازمان به شکلی فارغ از سبک مدیریتی، از توانمندی‌های الزامی هر مدیر موفقی است.

مهارتهاي سطوح مديريت

مديران براي داشتن کارآيي؛ نيازمند دارا بودن طيفي از مهارت‌ها از فني تا ادراکي مي‌باشند. سه نوع مهم از اين مهارت‌ها عبارتند از:

۱. مهارت فني: عبارت است از دانش و فن موجود در فعاليت‌ها در ارتباط با روش‌ها فرايندها و رويه‌ها مثل نحوه کارکردن با ابزارها و تکنيک‌ها.

۲. مهارت انساني: عبارت است از توانايي کار کردن با مردم. اين مهارت يک تلاش هماهنگ کننده يک کار گروهي و خلق کردن محيطي است که در آن مردم براي بيان عقايدشان احساس امنيت و آزادي مي‌کنند.

۳. مهارت ادراکي: عبارت است از ديدن تصوير کلي، يعني شناخت عناصر مهم در وضعيت و فهم روابط بين عناصر.

اهميت اين مهارت‌ها متناسب با سطح سازماني متفاوت است.

با توجه به توضيحات بالا مهارت‌هاي فني در سطح سرپرستان عملياتي، داراي اهميت زياد. در سطح مديران مياني، متوسط و در سطح مديران ارشد داراي اهميت کمتري است. مهارت‌هاي انساني در سه سطح، تقريباً از اهميت يکساني برخوردار هستند. مهارت‌هاي طراحي و ادراکي در سطح مديران عالي داراي اهميت زياد، در سطح مديران مياني متوسط و در سطح مديران عملياتي داراي اهميت کم مي‌باشد.

وظايف مديريت

کار پيچيده مدير اغلب در پنج حوزه طبقه‌بندي مي‌شود که اصطلاحاً آنها را وظايف مديريتي يا وظايف مديريت مي‌نامند. اين وظايف عبارتند از برنامه‌ريزي، سازماندهي، هدايت و کنترل که به تشريح هر يک از اين وظايف پرداخته مي‌شود.

۱. برنامــه‌ريزي

يکي از وظايف مهم مديريت برنامه‌ريزي مي‌باشد. که انجام آن بايد با در نظر گرفتن بقيه وظايف مديريت يعني سازماندهي هدايت کنترل انجام پذيرد. برنامه‌ريزي عبارت است از پيش‌بيني تدوين برنامه‌ها و اقدامات لازم مي‌باشد. در اين صورت فرايند تصميم‌گيري در ارزيابي راهکارها و انتخاب بهترين راهکار لازم و ضروري است. اجراي صحيح ديگر وظايف مديريت مانند سازماندهي، هدايت، کنترل و بسيج منابع نيز بستگي به برنامه‌ريزي دارد.

۲. سازماندهـي

سازمان بايد بعد از تعيين اهداف، توانايي انجام اهداف تعيين شده و دستيابي به آنها را داشته باشد. بنابراين سازماندهي نيل به هدف را ميسر ميسازد. از اين رو بايد قادر به ايجاد ساختار سازمان باشد که بر اساس ارتباط بين مشاغــل و واحدها، حدود اختيارات شاغلين و ميزان پيچيدگي‌هاي آنها طراحي شود. از اين رو گفته مي‌شود سازماندهــي عبارت است از شناسايي و گروهبندي فعاليت‌ها تعيين اختيار و مسئوليت‌هاي شاغلين و تعيين مراتب سطوح و ايجاد هماهنگي بين وظايف و فعاليت‌هاست.

۳. هــدايت

هدايت سازمان از وظايف مهم مديريت است که به عقيده برخي صاحب نظران شامل سه بحث رهبري، انگيزش و ارتباطات مي‌باشد. يا به عبارتي هدايت ارتباط و تعامل مناسب در بين اجزاي انساني سازمان در جهت انجام فعاليت‌هاي هدفمند برنامه‌ريزي شده است. مديران با ايجاد نظام ارتباطات مناسب زمينه نفوذ خود را در کارکنان فراهم نموده و در نتيجه توان برانگيختن آنان را در جهت نيل به هدف ميسر مي‌سازند.

۴. کنتــرل

سنجش عملکرد بر اساس برنامه‌ها از جمله وظايف مهم همه مديران در هر رده و سطح سازماني است. مديران با انجام اين وظيفه توان جلوگيــري از انحرافات برنامه‌ها را پيدا کرده و قادر به انجام اقدامات اصلاحي در راستاي برنامه‌ها خواهند شد. فرايند کنترل را مي‌توان در ۴ مرحله بيان نمود:

• تعيين استاندارها، ملاک‌ها، معيارها
• سنجش عملکرد با استانداردها
• تشخيص انحرافات و تحليل علل آنها
• اقدامات اصلاحـي

 

سبک های مدیریت

سبک مدیریت (management style) در واقع به انواع تیپ‌های مدیریت اشاره دارد. سبک مدیریت در اصل روشی است که یک مدیر برای برنامه ریزی، یا سازماندهی و مدیریت کارکنان به کار می‌گیرد.

سبک مدیریت بسته به سطح مدیریت، صنعت و نوع کسب‌وکار، کشور و فرهنگ یک جامعه متفات است. عوامل زیادی بر سبک مدیریت تاثیر گذار هستند. از جمله:

سیاست‌ها و فرهنگ سازمان

تعهدهای سازمان

سطح مهارت کارکنان

قوانین کار

رقبا

وضعیت اقتصاد

و ..

همگی بر سبک مدیریت تاثیر می‌گذارند. انواع تیپ‌ها یا سبک های مدیریت شامل موارد زیر است:

سبک مدیریت سلطه گرا یا خودکامه

این سبک از مدیریت را اغلب در کشورهای جهان سوم می‌بینید. در تعریف مدیریت در این نوع سبک مدیریتی، حرف اول و آخر تنها با یک نفر است که همان مدیر سازمان است.

در این نوع سازمان‌ها، حرف، حرف مدیر است و کارکنان و کارمندان حق اظهار نظر ندارند. احتمالا شما هم تجربه کار کردن در چنین شرکت‌هایی را داشته باشید. شرکت‌هایی که خلاقیت و رشد کارکنان در آن، هیچ جایگاهی ندارد و تنها مدیر مجموعه، همه کاره است.

سبک های مدیریتدر صورت اشتغال در چنین سازمانی احتمال داشتن جنگ اعصاب و روال تکراری و داشتن وظایف طاقت‌فرسا بدون حق اظهار نظر، وجود دارد. از سری دلایل بی انگیزگی کارکنان در چنین سازمان‌هایی، می‌توان به داشتن سیستم مدیریتی سلطه‌گرا اشاره کرد.

سبک مدیریت دموکراتیک یا آزادی محور

این سبک یکی از بهترین و کارآمدترین شیوه‌های مدیریت است. به‌خصوص که امروز، تخصص و مهارت حرف اول را می‌زند، برخورداری از شیوه مدیریت دموکراتیک کمک می‌کند تا مدیران در بخش‌های مختلف تعامل بهتری باهم داشته باشند که در نهایت رشد سازمان بیشتر می‌شود.

در این سبک از تعریف مدیریت، مدیر کل، این قدرت و اختیار را به کارمندان و مدیران میانی و اجرایی می‌دهد که با خلاقیت و نگرش تخصصی خود، کارها را انجام دهند.

به این ترتیب سیستم مدیریت در این سازمان‌ها دموکراتیک یا آزادی‌محور است. در این سبک از مدیریت تمام کارکنان و کارمندان می‌توانند آزادانه نظرات خود را ارائه دهند و دیدگاه‌هایشان را بیان کنند.

اگرچه مدیران هیچ الزامی بر اجرای ایده کارمندان ندارند، اما گاهی یک ایده می‌تواند به بهبود فرایند شرکت کمک کند. همین امر باعث می‌شود کارمندان حس ارزشمندی بیشتری پیدا کنند و نسبت به سازمان با تعهد بیشتری فعالیت کنند.

سبک مدیریت اختیاری یا تفویضی

مدیریت اختیاری در تعریف مدیریت، شیوه‌ای است که یک دید کلی از اهداف مجموعه ترسیم شده و باقی کارها به دست کارمندان و مدیران سپرده می‌شود.

معمولا در سازمان‌ها و مجموعه‌های حرفه‌ای، این سبک از مدیریت اعمال می‌شود. در واقع با تعیین یک دورنمای کلی، باقی کارها و اختیارات به مدیران و کارمندان سپرده می‌شود و تحصیلات و تخصص هر یک از کارمندان و مدیران پایین‌تر، می‌تواند تعیین‌کننده حرف آخر باشد.

سبک مدیریت اختیاری، با وجود نظارت دورادوری که بر عملکرد کارکنان دارد، اختیار و آزادی لازم را برای داشتن بهترین عملکرد به کارمندان می‌دهد و تنها زمانی به‌صورت مستقیم وارد عمل می‌شود که کارکنان نیاز به راهنمایی داشته باشند.

مهم ترین ویژگی های مدیریت موفق

مدیران موفق، علاوه بر داشتن مدیریت قوی و اثر‌بخش، از توانایی بالایی برای حل مشکلات برخوردار هستند. مدیران موفق، با داشتن فضای بیشتر برای تصمیم‌گیری، معمولا بستر مناسب را برای عملکرد بهتر کارکنان فراهم می‌کنند.

یک مدیر موفق از خودانگیزگی بالایی برخوردار است تا بتواند به دیگر اعضای تیم نیز انگیزه دهد. او قابل اعتماد بوده و صداقت کافی را با اعضای تیم دارد.

از ویژگی‌های منحصر به فرد مدیران موفق، احساس اعتماد به نفس است که این قضیه را به‌خصوص در زمان بروز فشارهای روانی مختلف می‌توانید ببینید. در این شرایط مدیر از آرامش کافی برخوردار بوده و می‌تواند قضیه را با مهارت کافی حل کند. او سریعا می‌تواند در شرایط سخت تصمیم‌گیری درستی داشته باشد.

گاهی هیچ فرایند اید‌ئالی برای تصمیم‌گیری وجود ندارد و گاهی مدیر به صورت شهودی و غریزی، سریعا تصمیم گیری می‌کند. همین امر باعث شده مدل‌های تصمیم‌گیری در مدیریت متفاوت باشند.

مدل تصمیم‌گیری منطقی

تصمیم گیری منطقی محدود

مدل تصمیم‌گیری Vroom-Yetton

از انواع مدل‌های تصمیم‌گیری هستند و مدیر بر اساس شرایط، یک مدل را برای تصمیم گیری انتخاب می‌کند. انواع مدل‌های تصمیم‌گیری بر اساس شرایط و انتخاب به‌طور کامل در مقاله روش های تصمیم گیری در مدیریت بررسی شده است که می‌تواند در تصمیم‌گیری شما به عنوان مدیر کمک کند.