مدیریت زمان یا Time Management یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست.

همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم.

مهم‌ترین نکته‌ای که در مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی خواهیم آموخت این است که مدیریت زمان یک عنوان بسیار عمومی است که می‌تواند مجموعه‌ی گسترده‌ای از چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل را شامل شود.

بسیاری از کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا این‌که فکر می‌کنند نیازمند بهبود در مهارت مدیریت زمان هستند، ممکن است مشکلات و چالش‌های دیگری داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در مدیریت زمان بروز می‌دهد.

تفاوت فردی که با مدیریت زمان آشنایی دارد و فردی که زمانش را مدیریت نمی‌کند، مانند تفاوت ماه و خورشید است! 

در یک عبارت کوتاه می‌توان گفت «مدیریت وقت یعنی استفاده بهینه از زمانی که در اختیار داریم». تشخیص اینکه چقدر از زمان خود را به چه کاری اختصاص بدهیم تا بالاترین میزان بهره‌وری را دریافت کنیم.

 گاهی اوقات فردی برای انجام کاری ۱۲ ساعت وقت می‌گذارد و تصور می‌کند موفق شده با مدیریت زمان خود، بیشتر کار کند. اما اگر کمی در فرآیند کاری او دقیق شویم، می‌فهمیم که می‌توانسته همین کار را در ۸ ساعت به پایان برساند. این یک مثال مشترک بین قانون پارکینسون و مدیریت زمان بود.

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

پیش از این که به سراغ تکنیک های مدیریت زمان برویم، باید کمی درباره کمبود زمان صحبت کنیم. بسیاری از ما از وقت اندک خود گله می‌کنیم و می‌خواهیم توانمندی خود را در مدیریت زمان بهتر کنیم. اما مفهوم مدیریت زمان در ذهن همهٔ ما یکسان نیست.

به همین علت، گام اول در مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان، تشخیص علت این مسئله است. در ادامه برخی از رایج‌ترین علت های کمبود زمان را با هم مرور می‌کنیم.

اصول مدیریت زمان

هزاران کتاب و مقاله و فیلم دوره آموزشی طراحی شده است که به شما آموزش می‌دهد چگونه زمان را مدیریت کنید. علاوه بر آن، نرم‌افزارهایی هم برای این کار طراحی شده‌اند که به شما در مدیریت کمک کنند. اما یک نکته جالب هم وجود دارد! با وجود این همه امکانات، هنوز بسیاری از افراد در مدیریت زمان موفق نیستند و تنها درصد کمی از آن‌ها به تمام کارهای روزمره‌شان می‌رسند.

پس به جای اینکه برای مدیریت وقت خود به دنبال زیر بغل مار بگردیم، بهتر است اصول مدیریت زمان را یاد بگیریم و از آن استفاده کنیم. اصولی که ساده هستند و شالوده تمام تکنیک‌ها و راهکارهای مدیریت وقت را تشکیل می‌دهند.

مهم‌ترین اصول مدیریت زمان

1.    ۹۵ درصد از زمان خود را به ۵ اولویت مهم روز خود اختصاص دهید. افرادی که می‌خواهند همزمان چند کار را باهم پیش ببرند،‌ اولین گروهی هستند که وقت کم می‌آورند.

2.    متمرکز باشید. وقتی کاری را انجام می‌دهید، فقط همان کار را انجام دهید. به این فکر نکنید که چه کسی به شما پیام داده است یا در مهمانی آخر هفته چه چیزی باید بپوشید. فقط روی کار متمرکز شوید و آن را به پایان برسانید.

3.    برای کاری که توانایی انجام آن را ندارید، زمان نگذارید. یک دانشجوی کارشناسی، هرچقدر هم که زمان صرف کند نمی‌تواند مدرک دکترا بگیرد. پس زمان خود را صرف کارهایی کنید که توان انجام آن‌ها را دارید.

4.    از زمان مانند پول مراقبت کنید. دقت داشته باشید که هر دقیقه از زمان شما صرف چه کاری می‌شود و چقدر از زمانتان را در طول روز تلف می‌شود. درصورت امکان بخشی از زمان تلف شده را به تایم مفید خود اضافه کنید.

دلایل مهم اهمیت مدیریت زمان

وقت طلاست. بدیهی است که طلا را در سطل زباله نمی‌ریزیم و آن را به عنوان یک سرمایه مهم مدیریت می‌کنیم، پس زمان را هم باید مدیریت کنیم. همین معادله ساده، دلیل اهمیت مدیریت زمان را مشخص می‌کند. اما اگر به دنبال دلایل بیشتری برای این موضوع هستید، لیستی که در ادامه آورده‌ایم را بخوانید.

•    به تمام کارهای خود می‌رسید.

•    سطح رضایت شما از زندگی افزایش پیدا می‌کند.

•    می‌توانید برنامه‌هایی که برای افزایش درآمد و بهبود وضع زندگی خود در نظر دارید را پیاده‌سازی کنید.

•    نتایج مثبت زندگی شما افزایش پیدا می‌کند.

•    می‌توانید بین زندگی حرفه‌ای و شخصی خود تعادل برقرار کنید.

•    به عنوان یک فرد خوش قول شناخته می‌شوید.

•    استرس کم‌تری را تجربه می‌کنید و آرام‌تر خواهید بود.

•    بخاطر کمبود وقت، کیفیت کارتان پایین نمی‌آید.

هزاران دلیل دیگر هم برای اهمیت مدیریت زمان وجود دارد که شما بهتر از من آن‌ها را می‌دانید! پس بهتر است وقت را تلف نکنیم و سریع‌تر به سراغ یادگیری این مهارت کاربردی برویم.

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

اکنون شما اصول مدیریت زمان را می‌دانید. اگر کمی در این اصول دقیق شویم به راحتی می‌توانیم پاسخ‌های سوال چگونه زمان خود را مدیریت کنیم را پیدا کنیم. اما از آنجایی که ذهن شما به تازگی با مفهوم مدیریت زمان آشنا شده است، هنوز به راهنما نیاز دارید. تا اینجای کار آگاهی لازم را به دست آورده‌اید و اکنون باید به سراغ تکنیک‌ها بروید.

برای مدیریت وقت خود باید اقداماتی که در ادامه بیان می‌کنیم را انجام دهید.

•    کارهای خود را اولویت بندی‌ کنید.

•    از تکنیک های مدیریت زمان استفاده کنید.

•    موانعی که کنترل زمان شما را از دستتان خارج می‌کنند، شناسایی کنید.

در ادامه هر یک از این سه گام را توضیح داده‌ایم.

اهمیت اولویت بندی کارها در مدیریت زمان

کارهای ما در یکی از چهار دسته زیر قرار می‌گیرند؛

•    کارهای مهم و فوری مثل انجام وظایف روزانه مرتبط با شغل.

•    کارهای غیرمهم و فوری مثل چک کردن تلفن همراه یا کارهایی که دیگران به ما سپرده‌اند.

•    کارهای مهم و غیرفوری مثل شرکت در دوره آموزشی برای ارتقای مهارت‌ها.

•    کارهای غیر مهم و غیر فوری مثل بیرون رفتن با فردی که هیچ علاقه‌ای به او ندارید و فقط بخاطر رودربایستی درخواستش را قبول کرده‌اید.

•    به کمک ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور می‌توانیم همه کارهای خود را دسته‌بندی کنیم. دسته‌بندی آن‌ها به معنای سهولت در اولویت بندی است. برای اولویت بندی می‌توانید به شیوه‌ای که در ادامه بیان کرده‌ام، عمل کنید.

•    کارهای مهم و فوری باید در لحظه انجام شوند و اولویت اول شما هستند.

•    کارهای غیر مهم و فوری معمولا تأثیری در رساندن شما به اهدافتان ندارند و درخواست‌های دیگران هستند. تشخیص اینکه کارهای غیرمهم و فوری در برنامه روزانه شما وجود داشته باشند یا خیر، بر عهده خودتان است. زیرا به برخی از این کارها می‌توان «نه» گفت. اما برخی دیگر را باید حتما انجام داد.

•    کارهای مهم و غیرفوری مانند داروهای گیاهی هستند! اگر خود را وادار به خوردن نکنید، تا ابد همانجا باقی می‌مانند و فقط ذهنتان را درگیر می‌کنند. پس برای وارد کردن آن‌ها به دسته کارهای مهم و فوری برنامه ریزی کنید.

•    کارهای غیر مهم و غیر فوری را کلا دور بریزید!

اولویت بندی اولویت‌ها

نام زیر عنوان را از کتابی با همین نام اقتباس کرده‌ام که در آن از ماتریس آیزنهاور و اولویت دادن به اولویت‌ها صحبت شده است. با توجه به قسمت قبل می‌توانید مهم‌ترین اولویت‌های زندگی خود را مشخص کنید. اما به اصل اول مدیریت زمان بازگردید؛ ۹۵ درصد زمان شما باید صرف ۵ درصد از کارهای مهم شوند.

لیستی از کارهای مهم و فوری و مهم و غیرفوری خود بنویسید. سعی کنید این لیست را با توجه به اهمیت این کارها یادداشت کنید. اکنون ۳ تا ۵ کار ابتدای لیست را جدا کنید و برای انجام آن‌ها برنامه بریزید. بقیه لیست را فراموش کنید و وقتی اولویت‌های اول را به پایان رساندید، دوباره به لیست برگردید. به همین سادگی شما اصل اول مدیریت زمان را انجام دادید.

تکنیک های مدیریت زمان

اکنون که می‌دانیم باید برای چه کارهایی وقت بگذاریم، به تکنیک های مدیریت زمان نیاز خواهیم داشت. در این مرحله یک تله مهم وجود دارد؛ تله گیر کردن در تکنیک‌ها! برخی از افراد صرفا به دنبال یادگیری و تکنیک هستند و انگار می‌خواهند با خوردن یک قرص بتوانند از تک تک دقیقه‌های ۲۴ ساعت شبانه روز بهترین استفاده را ببرند. این حلقه‌ای است که گیر افتادن در آن شما را غرق خواهد کرد!

تعداد تکنیک های مدیریت زمان به اندازه‌ای است که شمردن آن‌ها امکان ندارد. من در این بخش مهم‌ترین تکنیک‌ها را به شما آموزش می‌دهم. شما نیز با استفاده از آن‌ها می‌توانید تشخیص دهید کدام تکنیک کاربرد بیشتری برایتان دارد و در مدیریت زمان کمک کننده است. با این کار دیگر در تله امتحان کردن تمام تکنیک های مدیریت زمان جهان گرفتار نخواهید شد.

تکنیک های کاربردی مدیریت زمان عبارتند از؛

استفاده از قلم و کاغذ

قلم و کاغذ از همان زمانی که قرار است کارهای خود را اولویت‌بندی کنید، وارد فرآیند مدیریت زمان می‌شوند. اما این تنها کاربرد قلم و کاغذ نیست. در واقع آن‌ها ابزاری برای رفع بی‌تمرکزی هستند و به شما کمک می‌کنند روی کاری که اکنون انجام می‌دهید، متمرکز باشید. چند کاربرد قلم و کاغذ و یادداشت کردن در مدیریت زمان را در ادامه بیان کرده‌ام.

•    اگر در حین تمرکز روی کار، فکری به ذهنتان خطور کرد، آن را یادداشت کنید تا در فرصتی مناسب برای آن زمان بگذارید.

•    مدت زمانی که به هر کاری اختصاص می‌دهید را یادداشت کنید تا بعدا بتوانید آن را تحلیل کنید.

•    برنامه بریزید.

مدیریت زمان هدر رفته

برخی از افراد تصور می‌کنند مدیریت زمان یعنی هیچ تفریحی نداشته باشیم و تماما مشغول انجام اولویت‌هایی که پیش از این تعیین کردیم، باشیم. اما ما ربات نیستیم! پس قرار نیست شبکه‌های اجتماعی را پاک کنیم و یک گوشی نوکیای ساده دست بگیریم. بلکه قرار است تمام قسمت‌های زمان خود را مدیریت کنیم. زمان حضور در شبکه‌های اجتماعی هم به مدیریت نیاز دارد.

مدیریت زمان هدر رفته یعنی تعهد! منظور این است که اگر تعیین کردید نیم ساعت پاسخ پیام‌های دوستانتان را بدهید، دقیقا همان نیم ساعت را زمان بگذارید و مراقب باشید این زمان به دو ساعت تبدیل نشود! برای این کار می‌توانید آلارم بگذارید یا از اپلیکیشن‌های مدیریت زمانی که دسترسی شما به تلفن همراه را محدود می‌کنند، استفاده کنید.

تکنیک پومودورو برای تمرکز

تکنیک پومودور یکی از کاربردی‌ترین تکنیک‌ها برای مدیریت زمان است و برای گروه‌هایی که در ادامه به آن‌ها اشاره کرده‌ام، کاربرد بیشتری دارد.

•    افرادی که بخاطر اهمال‌کاری به سراغ انجام کارهایشان نمی‌روند.

•    افرادی که حین کار تمرکز کافی ندارند و مدام حواسشان پرت می‌شود.

•    افرادی که بعد از چند دقیقه خسته می‌شوند و به سراغ کار دیگری می‌روند.

•    و به طور کلی افرادی که هنوز نمی‌توانند روی اولویت‌هایی که تعیین کرده‌اند، وقت بگذارند.

 برای انجام تکنیک پومودورو باید تنها ۲۵ دقیقه روی کاری که باید متمرکز باشید. این زمان کمی است و ذهن شما مقاومتی نشان نمی‌دهد. بعد از ۲۵ دقیقه، ۵ دقیقه استراحت کنید. ترجیحا تمرینات کششی انجام دهید یا نفس عمیق بکشید یا چیزی بخورید و به سراغ تلفن همراهتان نروید. روند ۲۵ دقیقه تمرکز و ۵ دقیقه استراحت را سه بار دیگر تکرار کنید. بعد از دو ساعت حق دارید ۳۰ دقیقه استراحت کنید و در این استراحت می‌توانید از به سراغ شبکه‌های اجتماعی بروید.

تحلیل عملکرد

زمانی که تمرین مدیریت زمان را شروع می‌کنید، همه چیز را بنویسید. با این کار در پایان هر شب مشخص می‌شود که چقدر زمان صرف چه کاری کرده‌اید. این آگاهی به شما کمک می‌کند در روز بعد، زمان خود را بهتر مدیریت کنید. پس تنها کافی است آخر هر شب تحلیل انجام دهید و به خودتان تأکید کنید صرف زمان برای کدام یک از کارهایتان درست بوده است و کدام کار به این میزان وقت نیاز نداشته است. در روز بعد، تحلیل انجام شده را به روال روزانه‌ای که انجام می‌دهید، وارد کنید.

فقط همین الان انجام دهید

روزهای اول هرکاری سخت است؛ رژیم گرفتن، منظم شدن، عادت کردن به برنامه ریزی و مدیریت زمان! ذهن ما مقاومت عجیبی در برابر تغییرات دارد. اما با یکی از تکنیک های مدیریت زمان، کمی به ذهنمان حقه می‌زنیم و تغییرات لازم را ایجاد می‌کنیم.

بگذارید این تکنیک را با سحرخیزی به شما آموزش دهم. تصور کنید برای مدیریت زمان لازم دارید هر روز ساعت ۶ صبح بیدار شوید. این در حالی است که تا پیش از این ساعت ۹ بیدار می‌شدید. احتمالا اولین باری که آلارم ۶ صبح را می‌شنوید، حس بدی دارید و به اینکه از این به بعد هر روز باید ۶ بیدار شوید، معترضید. اما وقتی این تکنیک را اجرا می‌کنید، با آلارم ۶ صبح به خودتان بگویید همین امروز را ۶ بیدار می‌شوم. به فرداهایی که دوباره باید ۶ صبح بیدار شوید، فکر نکنید. با این کار خیلی راحت‌تر می‌توانید از رختخواب جدا شوید!

می‌توانید هر تغییری که برای مدیریت زمان نیاز دارید را با این تکنیک اجرا کنید؛

•    فقط همین الان کم‌تر در فضای مجازی وقت می‌گذارنم.

•    فقط همین الان تکنیک پومودورو را اجرا می‌کنم.

•    فقط امروز مطابق با برنامه‌ای که نوشته‌ام، پیش می‌روم.

خودتان را مجبور نکنید (زمان بهره‌وری خود را پیدا کنید)

بسیاری از اساتید درباره سحرخیزی صحبت می‌کنند و حتی در کتاب «تخت خوابت را مرتب کن»، می‌خوانیم: صبح خود را در اختیار بگیرید تا زندگی‌تان را در اختیار داشته باشید.

من هم کاملا قبول دارم که سحرخیزی بازدهی افراد را افزایش می‌دهد و بهتر است از ساعات ابتدایی روز بیدار باشیم. اما افرادی هستند که شب بازدهی بهتری دارند و اگر صبح زود بیدار شوند، نهایتا یک الی دو ساعت کار مفید انجام می‌دهند. بعد از آن یا می‌خوابند یا آنقدر خواب آلود هستند که عملا نمی‌توانند کار مفیدی انجام دهند. پس باید به تفاوت‌های این افراد احترام بگذاریم!

این مورد از تکنیک‌های مدیریت زمان خیلی ساده است. زمان‌هایی که بهره‌وری شما در بالاترین حد ممکن است را به کارهای مهم و فوری اختصاص دهید. این زمان می‌تواند هر ساعتی از شبانه روز باشد!

معرفی بهترین برنامه ها

بدون هیچ تردید پیشرفت تکنولوژی عملکردهای ما را بهبود داده و امکان استفاده از منابعی فراتر از تصورمان را به ما بخشیده است. با این حال می‌شود گفت اگر نتوانیم به درستی با این غول بزرگ درگیر شویم، دچار مشکلاتی نیز خواهیم شد. استفاده بیش از حد از شبکه‌های اجتماعی و از دست دادن زمان برای انجام کارهای مفید، از خطرناک‌ترین مضرات فناوری‌های نوین و مخالف اصول مدیریت زمان هستند. این درحالی است که همین مشکل را می‌توانیم به کمک اپلیکیشن های مدیریت زمان و برنامه‌های مشابه، به راحتی حل کنیم. از این رو، در ادامه به معرفی چندی از این برنامه‌ها پرداخته‌ایم که به شکلی هوشمندانه کمک می‌کنند از زمان خود بهترین استفاده را ببریم.

1. ترلو (Trello)

ترلو یکی گزینه‌های جذاب در فهرست بهترین اپلیکیشن برنامه ریزی روزانه محسوب می‌شود که در برنامه‌ریزی و مدیریت سلسله مأموریت‌های کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. ترلو جزو اولین اپلیکیشن‌ها و بسترهای مدیریت وظایف و پروژه بوده که به مرور زمان به یکی از محبوب‌ترین اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی تبدیل شد. البته با اینکه این اپلیکیشنِ رایگان برای برنامه‌‌ریزی‌های پیچیده‌ی پروژه‌های کاری مناسب‌تر است، اما می‌توان از آن برای انجام ساده‌ترین برنامه‌ریزی‌ها هم استفاده کرد.

ایجاد ستون‌های مختلف برای تعیین وضعیت انجام بخش‌های مختلف هر پروژه یا تنظیم زمان انجام کارها، ایجاد برچسب‌های مختلف براساس نوع برنامه، اضافه کردن افراد مختلف به برد‌ها برای مدیریت هر تیم، قابلیت ضمیمه‌کردن فایل‌های مختلف، نمایش نوتیفیکیشن‌ها برای اعلام رسیدن به زمان ارائه، همه از قابلیت‌های این اپلیکیشن هستند که باعث می‌شوند ترلو در میان بهترین اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی جای گیرد.

۲. گوگل Calendar

شکی نیست که گوگل زندگی همه‌ی ما را راحت‌تر کرده است و ابزارهایش به‌قدری کامل و کاربردی هستند که کاربران تنها با استفاده از اپلیکیشن Calendar می‌توانند تمام نیاز‌های خود را برای برنامه‌ریزی کارهای روزمره‌ برطرف کند.

رابط کاربری برنامه‌ی کلندر گوگل بسیار ساده بوده و علاوه‌بر تاریخ میلادی از تقویم ایران نیز پشتیبانی می‌کند و بدین‌منظور باید ازطریق Settings > General > Alternative calendar گزینه‌ی Persian calendar را انتخاب کنید. بدین‌ترتیب اگر به‌دنبال اپلیکیشن برنامه ریزی ماهانه هستید، گوگل Calendar گزینه‌ی مناسبی به‌شمار می‌رود.

جالب است بدانید گوگل Calendar یکی از گزینه‌ها در فهرست بهترین برنامه برای برنامه ریزی محسوب می‌شود و با استفاده از آن می‌توانید برنامه‌های هر روز خود را تعریف کنید، یادداشت بنویسید و ساعت مشخصی را برای نمایش نوتیفیکیشن تعیین کنید.

3. Notion

Notion یکی از بهترین اپلیکیشن های اندروید برای بهبود بهره‌وری است که به شما کمک می‌کند یاداشت‌های خود را نگه‌داری و کارهای خود را در مکانی واحد مدیریت و پیگیری کنید. شما می‌توانید با استفاده از برنامه‌ی مذکور در انجام کارها با دیگران همکاری کنید، اسناد و یادداشت‌های مورد نظرتان را به‌اشتراک بگذارید یا داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز تیم را به‌صورت یکپارچه ذخیره کنید. این ابزار می‌تواند همه‌ی نیازهای مدیریت پروژه‌ را برآورده سازد.

علاوه‌براین اگر به‌دنبال اپلیکیشن برای برنامه ریزی هستید، Notion امکانات دیگری مثل فهرست‌های کاری، مدیریت پروژه، یادداشت‌برداری و غیره را نیز ارائه می‌دهد. این قابلیت‌ها باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود و هم‌زمان به مدیریت زمان و سازمان هم کمک می‌کند.

4. یاداشت برداری هوشمند با Evernote

 Evernoteیک برنامه بسیار کاربردی و رایگان هست و مناسب افرادی است که مدام در حال یاداشت برداری هستند و ناگهان ایده‌ای به ذهنشان می‌رسد که باید آن را یاداشت کنند. این برنامه مدیریت شخصی به شما این امکان را می‌دهد که تمام ایده‌ها، افکار و تصاویر خود را به روش‌های مختلف (مانند صدا ، یادداشت‌ها یا تصاویر) ضبط کنید. و حتی می‌توانید آن را با دوستانتان به اشتراک بگذارید.

5. مایکروسافت تو دو (Microsoft To Do)

اپلیکیشن رسمی کمپانی مایکروسافت (Microsoft Corporation) به منظور مدیریت اقدامات در فضای ابری است که کاربران می‌توانند از امکانات متعدد آن به صورت مالتی پلتفرم بهره ببرند. نرم افزار مایکروسافت تودو، ابزاری ساده و هوشمند است که کاربر در آن می‌تواند لیستی از اقدامات روزانه، هفتگی و ماهانه خود را قرار دهد تا بدین ترتیب امکان برنامه‌ریزی آسان‌تر امور برای وی فراهم باشد. استفاده از این اپلیکیشن هیچ محدودیتی ندارد و به دلیل سازگاری بسیار عالی، افراد می‌توانند برنامه‌ریزی اقدامات شغلی، درسی و یا امور منزل را در آن یادداشت کرده و میزان بهره‌وری کارهای روزانه خود را به کمک آن بهبود بخشند. با بهره‌گیری از یکپارچگی ابری این نرم افزار، کاربر می‌تواند اقدامات خود را در فضای وب، موبایل یا نسخه ویندوزی این اپلیکیشن یادداشت کند و از همه نقاط دنیا به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.