مدیریت اسناد یا Document Management System که به اختصار DMS گفته می‌شود، نحوه استفاده، مدیریت و ذخیره اسناد توسط یک سازمان است. این اسناد ممکن است در قالب‌های مختلفی مانند PDF، تصاویر، ویدئو، صوت، صفحات گسترده و … ارائه شوند.

به عبارت دیگر، DMS یک ابزار دیجیتال است که سازمان‌ها برای مدیریت داده‌ها و اسناد خود از آن استفاده می‌کنند تا بتوانند جریان کار خود را بهبود بخشند و به صورت مؤثرتر با داده‌ها و اسناد خود کار کنند.

این سیستم‌ها معمولاً از یک پایگاه داده مرکزی استفاده می‌کنند که اسناد شرکت آن ذخیره می‌گردد و ابزارهایی مثل جستجو و فیلترینگ برای شناسایی سریع اسناد از قابلیت‌های کلیدی این سامانه‌ها است. با استفاده از DMS، امکان به اشتراک‌گذاری داده‌ها با تیم‌ها و کاربران مختلف، ایجاد نسخه‌های مختلف از اسناد و پیگیری تغییرات صورت گرفته در آن‌ها مختلف وجود دارد.

DMS به‌عنوان یک منبع واحد برای تمام اطلاعات و آرشیوهای شرکت شما عمل می‌کند. استفاده از نرم‌افزار آرشیو الکترونیکی اسناد تا حد زیادی به ساده‌سازی فرآیند مدیریت چرخه عمر سند کمک می‌کند. شما می‌توانید گردش کار و فرآیندهای خودکار را برای مدیریت، به‌روزرسانی و ذخیره اسناد به اشتراک‌گذاشته‌شده و استفاده‌شده در شرکت تنظیم کنید. این ابزارها نه تنها به سرعت پردازش اسناد کمک می‌کنند بلکه امنیت و یکپارچگی آن‌ها را نیز حفظ می‌کنند.

چرا مدیریت اسناد مهم است؟

مدیریت اسناد بخش حیاتی هر کسب‌وکار است که می‌تواند بر سرعت و کارایی عملیات تأثیر مستقیم بگذارد. بسیاری از سازمان‌ها از سیستم‌های مختلف برای ذخیره و مدیریت اسناد استفاده می‌کنند. اما اگر این سیستم‌ها به درستی مدیریت نشوند، احتمال از دست رفتن داده‌ها یا ایجاد تداخل در دسترسی به اسناد مهم وجود دارد. اینجا است که سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) وارد عمل می‌شوند.

DMS‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که اسناد خود را به صورت دیجیتال مدیریت کنند، آن‌ها را در یک سیستم مرکزی ذخیره‌سازی کنند و با ایجاد قابلیت جستجو، دسترسی آسان و سریع به اسناد را فراهم کنند. با استفاده از این سیستم‌ها، شرکت‌ها می‌توانند امنیت اطلاعات خود را حفظ کنند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری نمایند.

مزایای سیستم‌های مدیریت اسناد

استفاده از DMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی خود را افزایش دهند و از اشتباهات انسانی جلوگیری کنند. در ادامه، به برخی از مزایای کلیدی این سیستم‌ها پرداخته‌ایم:

1.    بهبود همکاری و کار تیمی

سیستم‌های مدیریت اسناد تضمین می‌کنند که اعضای تیم همیشه به آخرین نسخه سند دسترسی دارند و می‌توانند به‌راحتی در پروژه‌ها همکاری کنند. اعضای تیم می‌توانند اسناد را مشاهده، ویرایش و نظر دهند که این باعث بهبود همکاری می‌شود.

2.    امنیت پیشرفته

در سامانه مدیریت اسناد حفظ امنیت اطلاعات و اسناد شما در اولویت قرار دارد. سیستم‌های مدیریت اسناد تضمین می‌کنند که اسناد ورودی و خروجی از سازمان شما ایمن هستند و به‌طور ایمن در یک پلت‌فرم مرکزی و در دسترس برای همه‌ی تیم‌ها ذخیره می‌شوند.

سیستم‌های مدیریت اسناد دارای کنترل‌های امنیتی و دسترسی داخلی هستند تا بتوانید دقیقاً کنترل کنید که چه کسی می‌تواند به کدام اسناد دسترسی داشته باشد، همچنین تمام فعالیت‌ها را در هر سندی ردیابی و مشاهده کنید.

3.    انطباق و ممیزی

سیستم‌های مدیریت اسناد به ردیابی تاریخچه سند از ایجاد تا ویرایش و دانلود کمک می‌کند. این اطلاعات برای شیوه‌های انطباق با صنعت و کسب‌وکارهایی که حسابرسی می‌شوند، حیاتی است.

4.    بازیابی سریع و آسان اسناد

سیستم‌های مدیریت اسناد و مدارک معمولاً دارای قابلیت جستجوی قوی هستند و تیم‌ها می‌توانند اسناد مناسب را در صورت نیاز پیدا کنند. جستجوی سند مناسب زمانی که ارزش کل یک کسب‌وکار را دارید می‌تواند دشوار و وقت‌گیر باشد و حتی می‌تواند برای شما هزینه داشته باشد. نمایه‌سازی مناسب به شما امکان می‌دهد یک سند را در عرض چند ثانیه پیدا کنید و همچنین به کارمندان اجازه می‌دهد از راه دور به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

5.    بهره‌وری بهبود یافته

استفاده از سیستم مدیریت اسناد به این معنی است که کارمندان وقت خود را برای جستجوی فایل ها در چندین رایانه، برنامه یا پلتفرم های مبتنی بر ابر تلف نمی کنند. هر کسی که دسترسی مناسبی داشته باشد می تواند اسناد مورد نیاز خود را به سرعت و به راحتی جستجو کند.

6.    مقیاس بندی آسان

سیستم مدیریت اسناد نسبت به یک بایگانی کاغذی سنتی انعطاف پذیرتر است. به راحتی همراه با کسب و کار شما رشد می کند و شما می توانید سیستم مدیریت اسناد خود را با چند کلیک بر اساس نیاز سازمان خود تنظیم کنید. همچنین نیاز به فضای ذخیره سازی فیزیکی فایل ها و اسناد کاغذی را کاهش می دهد.

چالش‌های رایج در مدیریت اسناد

با وجود مزایای بی‌شمار DMS، سازمان‌ها در هنگام پیاده‌سازی این سیستم‌ها ممکن است با چالش‌هایی روبه‌رو شوند. یکی از اصلی‌ترین مشکلات، عدم آگاهی کارکنان از نحوه استفاده صحیح از سیستم‌های جدید است. اگر کارکنان آگاهی کافی از قابلیت‌های DMS نداشته باشند یا به آن اعتماد نکنند، ممکن است به روش‌های سنتی خود برای مدیریت اسناد بازگردند.

از چالش‌های دیگر این سیستم‌ها می‌توان به انتخاب سیستم  DMS متناسب برای سازمان، هزینه‌های اولیه پیاده‌سازی، و نیاز به آموزش کارکنان نام برد. این مشکلات می‌توانند سرعت پیاده‌سازی سیستم را کند نماید، ولی در نتیجه مثبت استفاده از این سامانه‌ها در هر سازمانی به قدری است که به آسانی این چالش‌ها را پوشش می‌دهد.

ویژگی‌های کلیدی سیستم‌های مدیریت اسناد

در جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد کارآمد، شما باید ویژگی‌هایی را در نظر بگیرید که می‌توانند برای سازمان شما مفید باشند. این ویژگی‌ها عبارتند از:

•    امنیت بالا: اطمینان حاصل کنید که اسناد حساس به‌طور ایمن ذخیره می‌شوند و فقط افرادی که مجاز هستند به آن‌ها دسترسی دارند.

•    قابلیت جستجو و بازیابی آسان: سیستم باید به گونه‌ای طراحی شود که جستجوی اسناد و بازیابی آن‌ها سریع و آسان باشد.

•    پشتیبانی از نسخه‌های مختلف اسناد: قابلیت نگهداری نسخه‌های مختلف از اسناد و امکان بازگشت به نسخه‌های قبلی در صورت نیاز.

•    یکپارچگی با دیگر سیستم‌ها: سیستم مدیریت اسناد باید بتواند با دیگر ابزارهای سازمان شما (مانند ایمیل، ERP و CRM) یکپارچه شود تا اطلاعات بدون نیاز به انتقال دستی در دسترس باشند.

مزایای و قابلیتهای سیستم مدیریت مستندات

•    افزایش امنیت اطلاعات نسبت به حالت فیزیکی

•    کاهش نیاز به فضای فیزیکی بدلیل ذخیره سازی دیجیتالی در DMS

•    کاهش ریسک از بین رفتن اطلاعات به دلیل حوادث طبیعی

•    بروز رسانی آسان، کارآمد، سریع و امن

•    تقویت همکاری های درون و برون سازمانی ذینفعان بدلیل اشتراک گذاری راحت تر و سریع تر اطلاعات

•    تقویت حس اعتماد و قدردانی به دلیل ایجاد شفافیت

•    کاهش هزینه بدلیل عدم نیاز به خرید لوازم التحریر و … و صرفه جویی در زمان کارکنان

•    سازگار و پشتیبان محیط زیست

•    دسترسی آسان تر به اسناد مورد نیاز

•    افزایش سرعت دسترسی و پاسخگویی

•    امکان ارزیابی میزان کاربرد اسناد

•    تسهیل در دستیابی به الزامات استانداردهای ایمنی و امنیتی

•    امکان ردیابی، ویرایش و سازماندهی اطلاعات

•    امکان بکارگیری مکرر اسناد