مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از مهمترین ارکان اصلی استراتژی هر کسب‌وکاری به شمار می ‌رود. به گفته  گارتنر، مدیریت فرآیند کسب و کار این توانایی را دارد تا موفقیت هر پروژه ای را تا 70 درصد بهبود ببخشد.

مدیریت فرآیند کسب‌وکار که از این پس آن را به اختصار (BPM) (مخفف Business process management) می ‌خوانیم، به کسب‌ و کار شما کمک می ‌‌‍‌کند تا با اخذ تصمیمات درست در زمان مناسب، هزینه ‌ها را کاهش و درآمد را افزایش دهید و بدین ترتیب به یک مزیت رقابتی بی‌ نظیر دست یابید.

BPM چیست؟

BPM یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که یک سازمان برای انجام فعالیت ‌ها، خدمت به مشتریان و ایجاد ارزش افزوده از آن استفاده می ‌کند. فرآیند کسب ‌وکار درواقع یک یا مجوعه ‌ای از فعالیت‌ها است که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود، کاهش هزینه‌ ها، مدیریت ریسک و به حداقل رساندن کارهای بیهوده کمک می ‌‎کند. BPM از روش‌های مختلفی برای بهبود فرآیند کسب  وکار استفاده می‌ کند و با تجزیه  و تحلیل کسب  و کار و مدل‌سازی آن در سناریوهای مختلف، اعمال تغییرات، نظارت بر فرآیندهای جدید و بهبود مستمر توانایی خود، به سمت پیشبرد اهداف سازمان حرکت می‌کند.

BPM یک سیستم پویا است که به شما نشان می ‌دهد چگونه نقش‌های سازمانی، قوانین، تاکتیک‌ ها، اهداف کسب‌ وکار و سایر عوامل مربوطه دائما در حال تغییر هستند. BPM توانسته است در طول این سال‌ها انواع مختلفی از روش‌های بهینه‌ سازی، از شش سیگما (Six Sigma: یک نگرش منضبط، داده-‌محور و روشی برای حذف نقایص در هر فرآیند و محصول) گرفته تا مدیریت ناب (Lean management: در این نوع مدیریت، به جای کنترل کامل فرآیندهای کار، تمرکز بیشتر روی مسئولیت و رهبری مشترک است) را در خود جای دهد.

باتوجه به اینکه در برخی شرکت‌ها مدیریت فرآیندهای کسب  و کار بدون استفاده از ابزارهای اتوماسیون، پیچیده و دشوار می ‌شود، محصولات نرم‌افزاری BPM به منظور پشتیبانی از تغییرات به وجود آمده در کسب‌ وکارهای بزرگ، توسعه پیدا کرد.

فناوری‌ های BPM توانسته است به نوبه  خود در پیشرفت هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشینی (machine learning) و سایر فناوری‌ های به اصطلاح هوشمند نقش مهمی ایفا کند. چرا که این امکان را به شرکت‌ها داده است تا از داده ‌های موجود خود بهتر استفاده کنند، مشکلات احتمالی را پیش از وقوع شناسایی کرده و تصمیمات آگاهانه‌ تری اتخاد کنند. باظهور کسب‌ وکارهای دیجیتال، تمرکز اصلی BPM روی بهینه‌ سازی سیستم‌ های تعامل مشتریان و کارمندان است.

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب  وکار (BPM)

مدیریت فرآیند کسب  و کار بسیار گسترده است و از ابزارهای مختلفی استفاده می‌ کند. اما بسیاری از کارشناسان این رشته را در سه دسته‌ بندی زیر قرار می-‌دهند:

مدیریت فرآیند کسب  و کار سیستم  محور

این نوع از BPM روی فرآیندهای مربوط به گردش کاری در سیستم‌ های کسب  وکاری تمرکز دارد که بدون دخالت انسانی عمل کرده و امکان ادغام و یکپارچه‌ سازی در سایر برنامه ‌های سازمانی را دارد. فرآیندهای اتوماتیک در مدیریت ارتباط با مشتری و سیستم‌ های برنامه‌ ریزی منابع سازمانی (نرم افزار ERP) دو نمونه از دسته‌ بندی سیستم‌  محور هستند.

مدیریت فرآیند کسب  و کار انسان  محور

BPM می‌ تواند روی فرآیندهایی که توسط نیروی انسانی انجام می‌ شوند، تمرکز کند. این فرآیندها همان برنامه‌ هایی با ویژگی ‌هایی برای تعاملات انسانی هستند؛ مانند رابط کاربری با طراحی خوب، هشدارها و اعلان ‌ها.

مدیریت فرآیند کسب  و کار سند محور

این رویکرد بر اسنادی مانند فرآیند قالب‌ بندی، امضا و تایید قراردادها تمرکز دارد. ابزارهای مدیریت فرآیند کسب  و کار معمولا در یک کار خاص سند محور، مانند امضا کردن اسناد، تخصص پیدا کرده‌اند. مدیریت فرآیند کسب  و کار سندمحور ، به کاربران کمک می ‌کند تا قبل از تصمیم‌گیری برای سرمایه‌ گذاری، ابتدا درک درست و بهتری از تحقیقات بازار داشته باشند.

BPM و مدیریت پروژه

مدیریت فرآیند کسب  وکار (BPM) نوعی رویکرد استراتژیک به منظور مدیریت فرآیندهایی است که دارای ارزش بلندمدت هستند؛ اما مدیریت پروژه بیشتر ماهیت تاکتیکی و کوتاه ‌مدت دارد. BPM درواقع یک دید کلی از تمامی جوانب سیستم گردش کار را در یک سازمان ارائه می‌ دهد و معمولا در بخش‌های مختلف یک سازمان در رفت ‌وآمد است، درحالی‌که مدیریت پروژه بر وظایف فردی در یک حوزه  خاص و در یک سیستم گردش کار بزرگتری در سازمان تمرکز دارد.

برای مثال، اگر روی بهبود خدمات مشتری در سازمان خود کار می ‌کنید، استراتژی BPM شما باید شامل تمامی جوانب چگونگی تعامل مشتریان با سازمان باشد؛ از اولین تماس تا تحویل محصول یا خدمات و همچنین خدمات پس از فروش. درحالی‌که مدیریت پروژه شما، به طور خاص روی بهبود عملکرد نیروی کال  سنتر حین تعامل با مشتری تمرکز می ‌کند.

BPM یک دید کلی از تمامی جوانب سیستم گردش کار را در یک سازمان ارائه می‌ دهد، درحالی‌که مدیریت پروژه بر وظایف فردی در یک حوزه  خاص و در یک سیستم گردش کار بزرگتری در سازمان تمرکز دارد.

چرا مدیریت فرآیند کسب وکار به نفع شما است؟

مدیریت فرآیند کسب  و  کار (BPM) روشی برای ساختاردهی به فعالیت‌های بیزینسی شما است تا بتوانید به اهداف خود دست پیدا کنید، عملکرد خود را بهبود ببخشید و ارزش سازمانتان را افزایش دهید.

BPM با کاهش کارهای دستی، خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش درصد خطا، به کاهش هزینه ‌ها کمک می ‌کند. مدیریت فرآیند کسب  و  کار همچنین با ارائه  چارچوبی برای آزمایش فرآیندهای جدید پیش از پیاده‌ سازی، میزان ریسک را به حداقل می‌ رساند. BPM می‌ تواند مسیر معامله  مشتریان با شما را تسهیل کند یا تجربه  لذت‌بخش و خوشایندی را برای مشتریان در طی معامله با شما رقم بزند و بدین ترتیب، باعث افزایش رضایت مشتریان شود. لازم به ذکر است که BPM فقط مختص سیستم‌های کامپیوتری نیست، بلکه می‌ توان از آن در مدیریت نیروهای انسانی نیز استفاده کرد.

از مزایای BPM می‌ توان به موارد زیر اشاره کرد:

•    افزایش درآمد و افزایش میزان رضایت مشتری: BPM به شما کمک می‌کند تا مشکلات را در فرآیند کسب  و  کار شناسایی کرده و آنها را رفع کنید که این کار در نهایت باعث ایجاد گردش کار ساده ‌تر و مشتریان راضی‌ تر می‌ شود. علاوه بر این، اگر به دنبال بهره‌ وری از فناوری‌-های دیجیتال مانند هوش مصنوعی و اتوماسیون هستید، BPM می‌ تواند به شما در پیاده‌ سازی این ابزارها و ادغام آنها در فرآیندهای موجود کمک کند.

•    کاهش هزینه ‌ها با بهبود بهره‌ وری سازمانی از طریق اتخاد تصمیم‌های هوشمندانه‌ تر براساس تحلیل داده  بلادرنگ: فرایندهایی که توسط BPM اتوماتیک شده‌ اند، از فرآیندهای دستی سرعت بیشتری دارند؛ چون کمتر به ورودی‌ های انسانی متکی هستند. همین امر مستقیما روی ارائه  خدمات با ارزش افزوده  بیشتر و قیمت ‌های پایین ‌تر (مانند ارائه  پیشنهادهای شخصی ‌سازی شده به مشتریان) تاثیر می‌ گذارد.

•    مجموعه فعالیت‌های BPM به چهار دسته زیر تقسیم می‌شود:

•    طراحی فرایند(Process Design)

•    اجرای فرایند(Process Execution)

•    پایش فرایند (Process Monitoring)

•    بهبود فرایند (Process Improvement)

طراحی فرایند (Process Design):

این فاز شامل درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید می‌باشد. مدل‌سازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند. نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء می‌باشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدل‌های فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.

 همه متخصصین مستحضر هستند که به منظور انجام طراحی باید از ابزاهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد و یکی از بهترین و مهم ترین ابزارهای موجود در دنیا نرم افزار ویزوال پارادایم است.

اجرای فرایند (Process Execution):

فرایند های مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند.  وجود مدل‌های سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب می‌شود تا میزان یکنواختی اجرای فرایند‌های کاری به تدریج افزایش یابد. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله به جای مدل‌های فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نموده‌اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل می‌باشد. برنامه‌نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخش‌ها افزایش داده و بوسیله کاربران بخوبی پذیرفته شده است. در این مرحله از قوانین کسب و کار که برای کنترل رفتار سیستم‌ها به کار می‌روند و یک موتور قوانین کسب و کار برای تصمیم‌گیری و اجرای فرآیندها استفاده می‌شود.

همچنین بر همه متخصصین خبره در سطح بین الملل روشن است که پیاده سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از طریق BPMS امکانپذیر است.

پایش فرایند (Process Monitoring):

همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایند‌های کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.

 بدیهی است پس از اینکه اجرای فرایندها را به نرم افزار BPMS واگذارید کردیم یعنی در زمان کوتاهی موفق به مکانیزه نمودن فرایندها با نرم افزار BPMS شدیم، نسبت به حالت های کاغذی و دستی امکان پایش و نظارت فوق العاده بالاتری خواهیم داشت. خصوصاً از طریق زیر ساخت BAM در سیستم های BPMS

بهبود فرایند (Process Improvement):

تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد. نتایج ناشی از پایش فرایند‌ها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایند‌ها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایند‌های کسب و کار اصلاح گردد.

 به منظور تایید مجدداً تاکید میشود که پس از اجرای فرایندها در حالتی طبیعی و در زمان مناسب و انجام پایش میتوان بهبودهای واقعی بر روی فرایندها اعمال نمود بطوریکه همه شنیده ایم املاء نانوشته را نمیتوان غلط گیری کرد.

چگونه BPM به تحول دیجیتال کمک می ‌کند؟

مدیریت فرآیند کسب  و کار یکی از اصلی ‌ترین اجزای تحول دیجیتال است. BPM شما را قادر به ایجاد فرآیندهای قابل تکرار و استانداردی می‌سازد که در چندین برنامه و پلتفرم قابل اجرا باشد. به عنوان مثال، فرض کنید یک فرآیند خدمات مشتری دارید که در یک برنامه یا پلتفرم به خوبی کار می ‌کند. وقتی در یک پلتفرم خوب کار می‌ کند، پس در برنامه‌ ها و پلتفرم ‌های دیگر نیز عملکرد خوبی دارد؛ حتی در برنامه ‌های جدید یا برنامه ‌هایی که در حال توسعه هستند.

این موضوع بدان معنا است که وقتی تیم‌های IT می ‌خواهند محصول یا خدمت جدیدی را خلق کنند، دوباره مجبور به اختراع چرخ نشوند؛ بلکه بتوانند از همان فرآیندهای موجود به عنوان پایه و اساسی برای ایجاد و خلق فرآیندهای جدید بهره ببرند.

اطمینان حاصل کنید که تمامی نیروهایی که در ارائه  خدمات دخیل هستند، در هر تعامل با مشتریان یا شریکان شما، از دستورالعمل‌های یکسانی پیروی می‌کنند.

اولین مرحله در تحول دیجیتال، درک درست از وضعیت فعلی کسب ‌وکار و شناسایی فرآیندهای مهم و چگونگی بهبود بخشیدن آنها است. می ‌توانید این کار را با بررسی سیستم‌های موجود نظیر ERP و CRM انجام دهید، اما این موضوع را فراموش نکنید که خودتان نیز باید آستین ‌ها را بالا بزنید، مستقیما وارد میدان شده و با مشتریان و کارمندانی که روزانه با این سیستم‌ ها سروکار دارند، در تعامل باشید.

یکی دیگر از مزایای BPM این است که رویکردی مقیاس‌ پذیر برای تحول دیجیتال ارائه می‌ دهد. می‌ توانید کار خود را با یک پروژه  کوچک شروع کنید و اگر همه چیز خوب پیش رفت، به تدریج آن را بزرگتر کنید. یعنی برای سازگاری فرآیندهای کسب  و کاری خود لازم نیست حتما زیرساخت‌هایی برای فناوری جدید ایجاد کنید یا یک سیستم یکپارچه بسازید؛ بلکه می‌ توانید از یک فرآیند در چندین برنامه و پلتفرم استفاده کنید.

چرخه  عمر BPM

در چرخه  عمر BPM پنج مرحله وجود دارد:

•    تجزیه و تحلیل

•    طراحی

•    مدل ‌سازی

•    توسعه

•    بهینه‌ سازی

در دو مرحله  اول، تمرکز روی درک این موضوع است که سازمان شما برای رسیدگی به مشکلات یا فرصت‌های کسب و کاری به چه چیزهایی نیاز دارد. درواقع شما در این سه مرحله، فرصت‌های بالقوه  بهبود فرآیند را شناسایی کرده و سپس پیش از حرکت به مرحله  بعدی، آنها را امکان‌ سنجی می ‌کنید.

مرحله  سوم درباره  خلق یک برنامه  دقیق برای پیاده‌ سازی راه ‌حل‌ های انتخابی تان است. در این مرحله مشخصات هر فرآیندی که قرار است دوباره طراحی شود، نوشته می‌شود تا توسعه ‌دهندگان هنگام ساخت سیستم ‌ها یا برنامه‌ های نرم‌افزاری جدید در زمان توسعه محصول، دقیقا بدانند چه کاری باید انجام دهند.

مرحله  چهارم مربوط به توسعه محصول است؛ اینجا همان مرحله ‌ای است که با نصب فناوری ‌های جدید در محیط تولید، تمام طرح‌های خود را عملی می-‌کنید.

درنهایت، در مرحله  بهینه‌ سازی به دنبال راه‌هایی برای بهبود و بهینه‌ سازی فرآیندها خواهید بود تا در نتیجه آن، کارایی بالا رفته و نرخ خطا کاهش پیدا کند.

استراتژی BPM

پیش از شروع کار با BPM، بهتر است در ابتدا تمامی مشکلات را به درستی بررسی و تعریف کنید. به هنگام تعیین اهداف خود، برای آنکه در مدت 1 تا 3 ماه به آنها برسید، تفکر جاه ‌طلبانه و در عین حال واقع‌ بینانه داشته باشید؛ یعنی اگر رسیدن به یک هدف کوتاه ‌مدت، بیشتر از 3 ماه طول می ‌کشد، آن را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید.

اگر راه‌ های ملموسی برای سنجش موفقیت وجود داشته باشد، هر فردی که در پروژه کار می‌ کند، می ‌داند که چه زمانی به هدف خود می‌رسد یا چقدر راه تا رسیدن به هدف باقی مانده است. دلیل استفاده برخی از کسب‌وکارها از BPM این است که تمامی کارمندان ، در هر سطحی که هستند، در راستای اهداف مشترک سازمانی، مانند رضایت مشتری یا تارگت فروش، قدم بردارند.

بهترین شیوه  ها در BPM

شیوه ‌های BPM مجموعه‌ ای از دستورالعمل ‌ها و توصیه ‌ها برای پیاده ‌سازی BPM است. این دستورالعمل‌ها، نحوه اجرای BPM را به طور مستمر و موثر توضیح می‌ دهد.

راهنمای بهترین شیوه ‌های BPM به شرح زیر است:

•    مدل ‌سازی فرآیند که شامل این موارد است:

•    استفاده از نشانه ‌گذاری و نشانه ‌های استانداردی مانند نمادگذاری در مدل‌ سازی فرآیند کسب  و کار (Business Process Model & Notation)،زبان مدل  سازی یکپارچه: UML (Unified Modeling Language) زبانی شی   ‌گرا برای ساخت و مستندسازی یک سیستم نرم‌  افزاری است،

•    زبان گردش وب سرویس (WSFL (Web Services Flow Language: یک زبان برنامه‌ نویسی برای توصیف خدمات وب که در سال 2001 از سوی IBM ارائه شد.

•    اجرای فرآیند، که شامل فناوری ‌های اتوماسیون فرآیند است، مانند:

•    موتور گردش کار (workflow engines): نرم‌ افزار کاربردی که مراحل تجاری را کنترل می‌کند،

•    موتور قوانین کسب وکار (Rule Engine): به جزئی از نرم ‌افزار گفته می‌ شود که به افراد غیربرنامه‌ نویس اجازه می‌ دهد، بدون تغییر در کد برنامه، قوانین و مقرراتی را برای اجرا و استفاده در نرم‌ افزار معرفی کنند.

•    هوش کسب  و  کار که معیارهای عملکرد فرآیند، مانند زمان یا هزینه  هر واحد تولید شده را گزارش می ‌دهد.

کاربردهای BPM در سازمان‌ها

شما می‌ توانید از BPM برای بهبود عملکرد فرآیندهای کسب  و  کاری خود و همچنین افزایش کارایی سازمان استفاده کنید. BPM به شما کمک می ‌کند تا با بهبود حاشیه سود، کاهش هزینه ‌ها و بهبود رضایت مشتری، به مزیت رقابتی برسید.

چند نمونه از کاربردهای BPM:

•    اتوماتیک کردن کارهای دستی: که درحال حاضر توسط کارمندان (یا پیمانکاران) انجام می‌ شود. البته باید به کارمندان آموزش داده شود که چگونه برخی از وظایف خاص را تنها با دانشی اندک در زمان مناسب انجام دهند،

•    تجزیه و تحلیل فرآیندهای فعلی: با این کار می‌ دانید که در کجای کار، فضا برای بهبود و پیشرفت وجود دارد،

•    کمک به تیم‌ های منابع انسانی در مدیریت فرآیندهای انتقال، استخدام و تعدیل کارمندان: مدیران منابع انسانی می‌ توانند با به کارگیری BPM تمام مراحل فرآیند استخدام را زیرنظر داشته باشند. درنتیجه آنها می‌ توانند بررسی کنند که کدام بخش نیاز به بهبود دارد تا کارکنان و سازمان به اهداف خود برسند و کارمندان را راضی نگه دارند،

•    استفاده از BPM در دپارتمان مالی: BPM آنقدر گسترده است که می‌ توانید از آن برای بهبود تمام جنبه‌ های کسب‌ وکار خود استفاده کنید؛ البته که امور مالی از این قاعده مستثنی نیست! BPM به شرکت‌های مالی این امکان را می ‌دهد تا زمان مورد نیاز برای انجام کارهای روزمره، مانند تطبیق حساب‌ها را به طور قابل توجهی کاهش داده و درعین حال، دقت گزارش ‌های مالی خود را به حداکثر برسانند.

•    استفاده از BPM در دپارتمان فروش: BPM می‌ تواند با ارائه  راهکارهایی در سازمان دهی و ساده‌سازی سفر مشتری، به دپارتمان فروش کمک فراوانی کند. درنتیجه تیم فروش می‌ تواند تمرکز بیشتری روی خدمات مشتری، بهبود قیف فروش و کسب درآمد با منابع کمتر داشته باشد.

با BPM به مزیت رقابتی دست یابید

همانطور که پیش از این هم بارها ذکر کردیم، BPM یکی از اجزای بسیار مهم در استراتژی هر کسب‌ وکاری به شمار می‌ رود. BPM به شما کمک می ‌کند تا به مزیت رقابتی خوبی دست پیدا کنید و این قدرت را به شما می‌ دهد تا نسبت به رقبایی که هنوز در فناوری‌های BPM سرمایه ‌گذاری نکرده‌ اند، واکنش سریع تر و کارآمدتری داشته باشید. با این ‌حال مدیریت فرآیند کسب  و کار تنها درباره  اتوماتیک کردن فرآیندها نیست؛ بلکه در بهبود نتایج کسب‌ وکار نیز کارآمد است.

ابزارهای BPM به گونه‌ ای طراحی شده‌ اند تا به سازمان ‌ها در فرآیند تغییر و مدیریت آن کمک کنند، کارایی را بهبود ببخشند، هزینه‌ ها را کاهش دهند و از بروز ریسک ‌های مرتبط با فناوری‌ های جدید یا تغییرات نظارتی که بر فعالیت‌های یک سازمان تاثیر می ‌گذارد، جلوگیری کنند.

تفاوت BPM و BPA

BPM و BPA شبیه به هم نیستند. BPM روشی برای مدیریت فرآیند است در حالی‌که BPA (Business process automation: اتوماسیون فرآیندهای کسب‌ وکار) یک ابزار اتوماسیون ‌سازی برای استفاده در مدیریت فرآیندهای کسب و کاری است. تفاوت اصلی این دو در این است که BPM بر بهبود فرآیندهای موجود تمرکز می ‌کند، اما BPA فرآیندهای دستی موجود را اتوماتیک کرده و با اعمال اصلاحات باعث  کارآمدتر شدن آنها می‌شود.

ابزارهای BPM شامل سیستم‌ های مدیریت گردش کار یا نرم افزار تسک ‌منیجر (برنامه نظارت سیستمی) است که به شما در سازمان دهی گردش کار کمک کرده و آن را کارآمدتر، پربازده‌ تر و آسان‌ تر می‌ کند. برای مثال، اگر شما پروژه ای دارید که چندین نفر هم زمان روی آن کار می ‌کنند (مثلا دو طراح همزمان روی یک پروژه کار می ‌کنند)، استفاده از ابزاری مانند ترلو (Trello) به هر دو طراح این امکان را می‌ دهد تا از روند کار یکدیگر مطلع باشند، بدون اینکه مشکلی در ارتباط میان آنها ایجاد شود. استفاده از چنین ابزارهایی از هرگونه تاخیر غیرضروری در روند تکمیل پروژه جلوگیری می‌ کند، چون تمام افراد حاضر در پروژه دقیقا می‌ دانند که در مرحله  بعدی پروژه چه کاری باید انجام دهند.

BPMN چیست و چه کاربردی دارد؟

BPMN یا مدل سازی فرآیند کسب  و کار (Business Process Model & Notation)، درواقع مجموعه‌ ای از نمادها و اشکال گرافیکی برای مدل  سازی فرآیند کسب  و  کار است.

BPMN روشی را برای ساخت مدل‌ های فرآیندی تعریف می‌ کند که نشان می‌ دهد چگونه کارها در یک سازمان انجام می‌شود. BPMN دارای دو عنصر اصلی گره‌ها (nodes) و خطوط اتصال (connector lines) است که از آنها برای نمایش فعالیت‌ها، تصمیم‌ها و زیرفرآیندها (Sub-Process) استفاده می ‌کند.

می‌ توان از گره ‌ها برای توصیف دسته‌ ای وظایف یا رویدادهای مرتبط به هم استفاده کرد. هر گره نشان‌دهنده  یک فعالیت یا رویداد است که توسط یک فرد در سازمان تکمیل شده و به سرانجام رسیده است؛ برای مثال، تایید گزارش هزینه، تماس با مشتری یا درست کردن یک فاکتور.

خطوط اتصال فعالیت ‌های مختلف را طی چند مرحله به یکدیگر مرتبط می ‌کند؛ مراحلی که باید برای تکمیل موفقیت‌ آمیز فرآیند انجام شوند. برای مثال، «تایید اطلاعات درج شده در فرم» مستقیما با «فرم درخواست بررسی» در ارتباط است، زیرا همیشه باید مرحله  تایید پیش از مرحله  بررسی وجود داشته باشد.

BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم  افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت ‌ها کمک می ‌کند تا مجموعه‌ ای از فعالیت ‌ها و وظایف را طراحی، مدل ‌سازی، اجرا، اتوماتیک‌ سازی و بهبود ببخشند تا به یک هدف سازمانی مشترک دست پیدا کنند. BPMS یک محصول فناوری است که از مدیریت فرآیند کسب  و کار (BPM) پشتیبانی می‌کند؛ تخصصی که هدفش بهبود فرآیندهای کسب  و کار end to end است.

BPMS مجموعه‌ ای از فناوری ‌ها است که شامل موارد زیر می‌ شود:

•    ابزارهای استخراج فرآیند برای کشف، نمایش و تحلیل وظایفی که فرآیندهای کسب‌  و کار را هدایت می ‌کنند،

•    مدل سازی فرآیند کسب  و کار برای نمودارسازی فرآیندهای کسب  و کاری،

•    موتورهای گردش کار برای اتوماتیک ‌سازی جریان کارهایی که یک فرآیند کسب  و کاری را تکمیل می ‌کنند،

•    موتورهای قانون کسب  و کار (BREs) که کاربران نهایی را قادر می‌ سازد تا خودشان قوانین کسب و کار را بدون نیاز به برنامه‌ نویس تغییر دهند،

•    ابزارهای شبیه‌ سازی و تست: برای مشاهده  نحوه  عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی اولیه.

در سال‌های اخیر شاهد ظهور سیستم هوشمند فرآیندهای کسب  و  کار (iBPMS) در بازار بوده‌ایم. iBPMS درواقع اصطلاحی است که گارتنر برای اشاره به فناوری ‌های پیچیده ‌ای مانند تحلیل بلادرنگ، پردازش رویدادهای پیچیده (CEP)، نظارت بر فعالیت ‌های کسب  و کاری (BAM) و هوش مصنوعی (AI) معرفی کرده است. این فناوری‌ ها، اتوماتیک کردن فرآیندها را پویاتر و مبتنی بر داده کرده است. استفاده  روزافزون BPMS از فناوری ‌های کم ‌کد/بدون کد (LCNC) بدان معنا است که دیگر کسب‌ وکارها برای بهینه‌ سازی فرآیندهای کسب  و کاری خود به کدنویسان حرفه‌ ای وابسته نیستند.

تحلیلگران کسب  و  کار و حتی کاربران کسب‌ وکارها می ‌توانند با استفاده از BPMS با توسعه‌ دهندگان فرآیند و کارشناسان فناوری اطلاعات جهت پیدا کردن، بهبود و تغییر فرآیندهای کسب ‌وکاری خود همکاری کنند.

مزایای استفاده از BPMS در برنامه‌ های بهبود فرآیند

براساس تحقیقات موسسه  BPMInstitute.org، پیاده‌ سازی یک برنامه  موفق BPM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در موارد زیر به موفقیت دست پیدا کنند:

•    تسریع زمان ورود به بازار

•    بهبود هزینه، بهره‌ وری و کیفیت

•    بهبود سطح خدمات و رضایت مشتری

•    ساده ‌سازی فرآیندهای کسب  و کاری

•    مدیریت ریسک و تبعیت قانونی

•    معرفی سریع‌ تر طرح‌ های ساختاری در فرآیندهای جدید

•    کاهش هزینه‌ ها و افزایش درآمد

ابزارهای BPMS با ایجاد یک محیط عملیاتی، اهداف و مزایای BPM  را که در بالا  شرح داده شد، فعال می ‌کند.

این ابزارها به شرکت‌ ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های کسب‌ وکاری خود را، با هماهنگی تغییر و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار در بخش‌های مختلف سازمان و حتی با شرکای خارجی، پیاده‌سازی کنند. این ابزارها باعث ایجاد یکپارچگی در سیستم‌ های سازمان و برنامه‌ های کاربردی سازمانی، مانند برنامه  ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) می‌ شوند. ابزارهای BPMS با جمع ‌آوری داده ‌ها و تحلیل آنها به شرکت ‌ها، در فهم اینکه کدام بخش از فرآیندهای کسب  و کار نیاز به اتوماسیون یا تغییر دارند، کمک می ‌کند.

اگر ابزارهای BMPS  به درستی اجرا شوند، می‌ توان با اتوماسیون فرآیندهای دستی و حل مشکلات موجود در فرآیندها و ارائه  یک دید گسترده‌ تر به کارکنان درباره  نحوه  انطباق کار آنها در یک فرآیند بزرگتر،  بهره‌وری و روحیه  کاری آنها را بهبود بخشید.

BPMS یکی از فناوری ‌هایی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با فراهم آوردن ابزارهایی که باعث بهینه‌سازی فرآیندهای کسب ‌وکاری موجود و ایجاد فرآیندهای جدید می ‌شوند، به اهداف تحول دیجیتال خود دست یابند.

مهمترین ویژگی  های BPMS

اصلی‌ ترین ویژگی ‌های BPMS عبارتند از:

•    موتور فرآیند برای مدل سازی فرآیندها و برنامه‌ های کاربردی وب

•    جمع‌ آوری داده و تحلیل کسب  و کار به منظور اعمال تغییرات هوشمند در فرآیندها

•    سیستم مدیریت محتوا (CMS) برای ذخیره  ایمن فایل ‌ها

•    ابزارهای همکاری مانند نرم‌ افزارهای همکاری اجتماعی

•    استقرار ابری یا فیزیکی ( on-premises)

با این اوصاف، مجموعه ویژگی‌های محصولات BPMS به سرعت در حال تکمیل شدن هستند، زیرا فروشندگان در تلاشند تا با خودکارسازی سریع فرآیندهای ساده و پیچیده، نیازهای مشتریان خود را رفع کنند، تغییرات لازم را بلادرنگ اعمال و از فناوری ‌های نوظهوری مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و هوش مصنوعی برای کسب مزیت رقابتی استفاده کنند.

دن موریس (Dan Morris)، متخصص حوزه  BPMS ، یک ساختار ایده ‌آل BPMS را نوعی «محیط ترکیبی» می ‌داند که از تغییرات بسیار سریع پشتیبانی می ‌کند، از تولید خودکار برنامه‌های کاربردی پشتیبانی کرده و به برنامه‌های ساخته‌ شده در هر پلتفرمی اجازه  ادغام و یکپارچه شدن در راه ‌حل را می‌-دهد.

موسسه  تحقیقاتی فارستر (Forrester Research) بازار BPMS را یک بازار در حال گذار توصیف کرده است. بر اساس یافته‌های این موسسه  تحقیقاتی، اکثر فروشندگان به دلیل پروژه‌ های گران‌قیمت و پیچیده  BPMS، که معمولا زمانبر هم هستند و ماه‌ ها و حتی گاهی سال‌ها طول می ‌کشد تا ارزش خود را نشان دهند، از آن چشم‌ پوشی می ‌کنند.

به همین دلیل، این موسسه  تحقیقاتی BPM را به DPA (اتوماسیون فرآیند دیجیتال)  تغییر نام داده است و آن را به دو بخش تقسیم می‌کند:

•    DPA-deep: برای توصیف BPMS سنتی و با تمرکز بر اتوماسیون فرآیندهای پیچیده

•    DPA-wide: برای اشاره به اتوماسیون فرآیندهای ساده ‌ترو ارزان‌ تر

نمونه  هایی از فرآیندهای کسب  و کاری مورد استفاده در BPMS

فرآیندهای کسب  و کاری که ابزارهای BPMS واقعا می‌ توانند به پیشرفت آن کمک کنند، باید تعدادی از این ویژگی ‌ها را داشته باشند:

•    محدودیت ‌های سازمانی را در نظر بگیرند،

•    مطابق با مقررات باشند،

•    متکی بر چند فناوری باشند.

در ادامه به چند نمونه از فرآیندهای کسب  و کاری که می‌ توانند باعث بهبود سیستم‌  های BPMS شوند، اشاره می‌کنیم:

•    مدیریت حساب

•    مدیریت و پیگیری بودجه

•    مدیریت مطالبات

•    مدیریت انطباق

•    سفارشات مشتری

•    مدیریت موجودی

•    پردازش فاکتور

•    نظارت برعملکرد

•    ردیابی پروژه

•    ردیابی گردش کار

•    معارفه سازمانی کارمندان جدید

به طور کلی، BPM یک رویکرد استراتژیک است که تمامی جوانب فرآیندهای سازمان شما را، از برنامه ‌ریزی و طراحی تا اجرا و پیاده‌  سازی دربرمی‌ گیرد و به سازمان ‌ها کمک می ‌کند تا سریع‌ تر و راحت‌ تر به اهداف خود برسند.