مدیریت عملکرد چابک پایه‌ای برای پیشبرد سازمان ایجاد می‌کند که بیش از 90 درصد مدیران آرزو دارند آن را در بازار بی‌ثبات امروز اجرا کنند. سازمان چابک، سازمانی است که صرف‌نظر از اندازه آن درحالی‌که از ثبات و قدرت «مکانیکی» یک سازمان سنتی برخوردار است، به‌عنوان یک ارگانیسم سازگار با هدف عمل می‌کند.

مدیریت عملکرد چابک چیست؟

مدیریت عملکرد چابک رویکردی برای ایجاد انگیزه در عملکرد کارکنان، پرورش رشد کارمندان و همسویی این دو هدف با اهداف سازمانی و شخصی است. این رویکرد بر اندازه‌گیری مکرر، بازخورد عملکرد مداوم و بهبود افزایشی در طول سال تمرکز دارد و برخلاف ارزیابی‌ها و چرخه‌های بازخورد سالانه یا دو ساله است. پس از ایجاد اهداف و نتایج کلیدی (OKR)، باید جلسات بررسی‌های مداوم عملکرد که اغلب به‌صورت ماهانه یا هفتگی برگزار می‌شود، برنامه‌ریزی شود.

ارتباط مداوم از اهمیت بیشتری برخوردار است زیرا روابط معناداری را ایجاد می‌کند، گفتگوی مداومی بین مدیران و کارکنان ایجاد می‌کند و قبل از اینکه فرصتی برای آسیب رساندن به بهره‌وری وجود داشته باشد، به مشکلات احتمالی توجه می‌کند. بنابراین، این رویکرد به نقص و محدودیت‌های ذاتی مدیریت عملکرد سنتی می‌پردازد و احتمال مدیریت مبهم، اضطراب‌آور و مغرضانه را از بین می‌برد یا محدود می‌کند. و روشی به شما ارائه می‌کند که آینده‌گرا باشد، فرآیند محور باشد و بتواند در انبوه آشفتگی بازار و تغییرات اخلالگر رشد کند.

مزایای قدرتمند مدیریت عملکرد چابک

مزایای مدیریت عملکرد چابک تحول‌آفرین است. سازمان شما به دنبال افزایش تعامل کارکنان، بهره‌وری نیروی کار، سودآوری و چابکی موردنیاز شرکت برای پیشی گرفتن از رقبا است. و از همه بهتر اینکه اکثر شرکت‌ها، مدیران و کارمندان مدرن صریحاً از رویکرد چابک مدیریت استقبال می‌کنند.

تحقیقات انجام‌شده توسط موسسه IBM (SMW) نشان می‌دهد که اکثر کارمندان «به‌صورت مثبت» به انعطاف‌پذیری و شفافیت مدیریت عملکرد چابک پاسخ می‌دهند. در همان مطالعه IBM، تقریباً 50٪ از کارکنان نشان دادند که با کارایی مؤثرتری با رویکرد مدیریت عملکرد چابک کار می‌کنند.

95٪ از مدیران از فرایندهای سنتی مدیریت عملکرد ناراضی هستند و علی‌رغم اینکه 65٪ کارکنان خواهان بازخورد بیشتر هستند، در مدیریت عملکرد سنتی بیشتر آنها به‌اندازه کافی بازخوردی دریافت نمی‌کنند. این تحقیق نشان می‌دهد که مدیریت عملکرد چابک یک ستاره شمالی سازمانی ایجاد می‌کند که نیروی کار سازمان را مشتاق، باانگیزه و آماده برای تغییر می‌کند.

اجرای مدیریت عملکرد چابک اما برای اکثر سازمان‌ها یک چالش است. در بخش بعدی، بیان می‌کنیم که چگونه می‌توانید به بهترین شکل از سیستم مدیریت عملکرد سنتی به چابک منتقل شوید و چگونه مراحل اساسی که برای ایجاد یا تقویت فرآیند مدیریت عملکرد چابک شرکت خود نیاز دارید را اجرا کنید.

اجرای مدیریت عملکرد چابک

بهبود، یک فرآیند آگاهانه و تدریجی است. این موضوع در حرکت از مدیریت عملکرد سنتی به چابک هم وجود دارد. برخلاف آنچه برخی از کارشناسان می‌گویند، شما نیازی به حذف فرایند مدیریت عملکرد سنتی خود ندارید. در بهترین حالت، حذف مدیریت عملکرد سنتی غیرضروری و ناکارآمد و در بدترین حالت حرکت شما را دچار بی‌نظمی می‌کند.

امن‌ترین راه برای استقرار یک فرایند مدیریت عملکرد چابک چیست؟

آهسته شروع کنید. با دیگر تصمیم‌گیرندگان و سهامداران اصلی صحبت کنید. داده‌های خارجی و داخلی موردنیاز برای تأثیرگذاری بر فرآیندهای موجود را جمع‌آوری کنید. تحقیقات داخل سازمانی انجام دهید و بازخورد جمع‌آوری کنید. این سؤال را بپرسید: ساده‌ترین تغییراتی که می‌توانید برای بهتر کردن عملکرد انجام دهید، چیست؟ (پاسخ معمول بررسی‌های مکرر و استفاده از اهداف است)

تغییرات را در یک واحد یا بخش در سازمان خود به‌صورت آزمایشی اجرا کنید. سرانجام، نتایج تغییراتی را که ایجاد کرده‌اید اندازه بگیرید.

Adobe، شرکت پوستر که از حذف بررسی عملکرد سنتی و سرعت در پذیرش بررسی‌های عملکرد چابک پشتیبانی می‌کند، از این فرآیند دقیق برای شروع استفاده کرد. با الهام از موفقیت Adobe، شرکت فناوری Accenture، بررسی سالانه و رتبه‌بندی عددی را متوقف کرد. این شرکت اکنون از یک سیستم بررسی عملکرد چابک پیروی می‌کند که مدیران را وادار به ارائه بازخورد پس از انجام تکالیف می‌کند.

برای کمک به انتقال شما از یک رویکرد سنتی به چابک، در اینجا یک چک‌لیست کلی وجود دارد که ویژگی‌های یک فرایند مدیریت عملکرد چابک قوی را نشان می‌دهد:

• سازمان دیدگاه مشترک و روشنی دارد که برای همه کارمندان قابل‌درک است.
• اهداف با استفاده از OKR تعیین‌شده و به‌طور منظم مورد بازبینی قرار می‌گیرند تا از مطابقت آنها با دستور کار شرکت اطمینان حاصل شود.
• اتوماسیون فعال است. (یک فرآیند مبتنی بر سند یا کاغذ مانع کارایی می‌شود)
• پیشرفت به سمت اهداف به‌راحتی توسط مدیران و کارکنان پیگیری می‌شود.
• مدیران و کارکنان برای تبادل‌نظر احساس راحتی دارند.
• مدیریت عملکرد چابک به سازمان و کارکنان کمک می‌کند تا در نقش‌های خود موفق شوند.
• ارزیابی سالانه دیگر اختیاری است. اما در صورت استفاده، اثربخشی بیشتری خواهد داشت زیرا مدیر اکنون می‌تواند از اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول سال استفاده کند.

7 مرحله برای اجرای مدیریت عملکرد چابک

1- با ابزارهای مدیریت عملکرد چابک شروع کنید

انتقال به یک مدل مداوم از بازخورد عملکرد، مستلزم قرار دادن فرآیندهای چابک در جریان‌های کار است. فرایندهای چابک، به‌طور خودکار بازخورد غیررسمی و چندجانبه بیشتری را تشویق می‌کند و گفتگوها را معنی‌دار می‌کند. اما با استفاده از ابزارهای مختلف (بازخورد، گفتگوهای بررسی عملکرد، اهداف و نتایج کلیدی، اهداف و شایستگی‌ها) برای دسترسی به مستندات و سایر بخش‌های فرایند مدیریت باعث ایجاد گردش‌های کاری می‌شود که به‌جای چابکی کار را پیچیده‌تر می‌کند. 

2- عملکرد را به‌طور مداوم بررسی کنید

وجود گفتگوهای کوتاه میان مدیران و کارکنان که غالباً توسط یک دستور کار رسمی هدایت می‌شود و بر عملکرد یا توسعه متمرکز است، ضروری است. بررسی عملکرد مکرر در مدیریت عملکرد چابک نقش اساسی دارد زیرا به‌طور مداوم فرصت‌هایی را برای تقویت روحیه و تصحیح فوری ایجاد می‌کند. مکالمات منظم همچنین فشار مربوط به بررسی‌های سالانه را کاهش می‌دهد. این گفتگوها را به‌صورت ماهانه یا هفتگی برنامه‌ریزی کنید و در آن نقش شغلی، پیچیدگی وظایف مربوطه و فرهنگ شرکت را در نظر بگیرید.

3- اهداف و نتایج کلیدی را تعیین کنید.

اهداف و نتایج کلیدی، چارچوبی را برای اندازه‌گیری و نظارت واقعی بر عملکرد به روش انگیزشی فراهم می‌کنند. البته اگر به‌درستی انجام شوند. اهداف تعیین‌شده به‌عنوان قطب‌نما برای هر بار بررسی عمل می‌کنند و اهداف سازمان و کارمندان را همسو می‌کنند. در اینصورت شما دقیقاً می‌دانید که چگونه عملکرد را رصد کنید و پاداش دهید. کارمندان دقیقاً می‌دانند که برای انجام چه‌کارهایی آنجا هستند، موفقیت چگونه به‌دست می‌آید و عملکرد آنها چگونه اندازه‌گیری می‌شود.

4- بازخورد مداوم را تمرین کنید.

بازخورد به‌موقع بیشتر از بازخورد ارائه‌شده برای رویدادهای یک ماهه یا منقضی شده تأثیرگذار است. این نوع بازخورد تغییرات رفتاری فوری را تشویق می‌کند و افراد را بر اهداف مهم متمرکز می‌کند. با استفاده از یک فرآیند بازخورد مداوم اعتماد بین مدیران و اعضای تیم نیز افزایش می‌یابد.اعضای تیم خواهند فهمید که از آنها چه انتظاری می‌رود، کجا اشتباه می‌کنند و عملکرد آنها چقدر خوب است. مدیران نیز بیشتر خود را به‌عنوان مربی و منتور معرفی می‌کنند تا کارفرما و سرپرست. این می‌تواند تغییر مثبت قابل‌توجهی را در فرهنگ‌سازمانی شرکت شما برانگیزاند.

5- بازخورد 360 را توسعه دهید

بازخورد 360 مرحله بعدی بازخورد مداوم است. این عمل جمع‌آوری بازخورد از هر کسی است که در حوزه کاری با فرد ارتباط مستقیم دارد. مانند اعضای تیم، همکاران، سرپرستان مستقیم، مشتری‌ها و و تأمین‌کنندگان. پس از جمع‌آوری اطلاعات، بازخورد 360 از طریق یک سیستم آنلاین یا یک جلسه بررسی ارائه می‌شود.استفاده از بازخورد 360 از مزایای مدیریت عملکرد چابک برخوردار است زیرا باعث کاهش تعصب می‌شود.

6- از مدل‌های شایستگی استفاده کنید

شایستگی‌های اصلی یا شایستگی‌های تخصصی (متناسب با یک نقش خاص) در تمام نقش‌های شغلی یک سازمان قابل‌اجرا است. آنها دانش و رفتاری را که انتظار می‌رود کارکنان به نمایش بگذارند توصیف می‌کنند.

7- نیروی کار خود را توسعه دهید

چابک سازی مدیریت عملکرد شناخت فرصت‌های پیشرفت شغلی را که به نفع اهداف فردی و سازمانی باشد، برای مدیران و اعضای تیم آسان می‌کند. نتیجه نهایی یک سیستم سودمند و متقابل برای همه طرف‌های درگیر است.هنگامی‌که این سیستم مهارت محور، توسعه‌یافته و خودکار شود سازمان شما قادر خواهد بود مانند ارگانیسم چابک، باهوش و «خودترمیم کننده» فعالیت کند. تهدیدهایی که سازگاری و رقابت سازمان شما را تضعیف می‌کنند به‌سرعت شناسایی و برطرف می‌شوند.