استراتژی هایی برای هوشمندانه کار کردن به جای زیاد کار کردن بر تمرکز، اولویت‌بندی و استفاده از اهرم‌ها تأکید دارند تا با زمان و انرژی کمتر، نتایج مشابه یا بهتر از کار زیاد به‌دست آورید.

استراتژی اهرم
اهرم هنر استفاده از ابزارها جهت افزایش کیفیت کار یا بهره‌وری است. این ابزارها می‌تواند تکنولوژی باشد مثل: نرم افزار‌های کامپیوتری یا می‌تواند استراتژی‌های سازمانی نظیر سیستم‌های بهتر باشد. استراتژی اهرم (Leverage Strategy) در مدیریت کسب‌وکار به استفاده هوشمندانه از منابع محدود برای دستیابی به نتایج بزرگ‌تر اشاره دارد، بدون اینکه تلاش یا هزینه متناسب با خروجی افزایش یابد.

انواع اهرم در کسب‌وکار

• اهرم مالی: قرض گرفتن پول برای سرمایه‌گذاری در فرصت‌هایی با بازده بالاتر از نرخ بهره، مثل خرید تجهیزات با وام برای افزایش تولید.
• ​اهرم عملیاتی: افزایش تولید با هزینه ثابت، مثلاً وقتی کارخانه‌ای با ظرفیت بیشتر کار کند بدون نیاز به نیروی اضافی.
• ​اهرم زمان: واگذاری وظایف به دیگران یا اتوماسیون برای تمرکز روی کارهای استراتژیک.
• ​اهرم نیروی انسانی: استخدام متخصصان که خروجی‌شان چند برابر حقوق‌شان باشد.
• ​اهرم فناوری: استفاده از نرم‌افزارها و ابزارها برای مقیاس‌پذیری بدون افزایش تناسب هزینه.
  ​

چگونگی اجرای استراتژی اهرم
ابتدا فعالیت‌های فعلی را بررسی کنید و مواردی را پیدا کنید که با سرمایه‌گذاری اولیه (پول، زمان یا نیروی انسانی)، خروجی تکرارشونده و مقیاس‌پذیر تولید کنند؛ مثلاً تبلیغات آنلاین که با ۱ میلیون تومان، ۱.۵ میلیون فروش می‌آورد. سپس تست کوچک انجام دهید، ROI مثبت را تأیید کنید و آن را تکثیر کنید؛ بزرگ‌ترین اشتباه، ترس از واگذاری و انجام همه کارها توسط خود مدیر است.

 شما معمولا از چه ابزارهایی برای حداکثر کردن نتایج کارتان استفاده می‌کنید؟ برای مثال فروشنده‌ای که از طریق سمینارها یا کنفرانس‌های تلویزیونی فروش می‌کند، مشخص است نسبت به کسی که فرد به فرد می‌فروشد میزان فروش بیشتری داشته باشد. چه کاری می‌توانید انجام دهید تا زمان، دانش یا مهارت‌هایتان اهرم شما باشند؟

استراتژی تفویض اختیار

یک بخش خاص اهرم عبارت از تفویض اختیار است. یعنی بکارگیری افراد دیگر جهت انجام قسمت‌هایی از کار شما تا وقتتان برای فعالیت‌های سودآورتر آزاد شود. استراتژی تفویض اختیار در مدیریت به انتقال هدفمند مسئولیت‌ها و اختیارات از مدیر به زیردستان اشاره دارد تا بهره‌وری تیم افزایش یابد، بدون اینکه مدیر کنترل کلی را از دست بدهد.
​

اصول کلیدی تفویض

• شفافیت: وظایف، اهداف و حدود اختیارات را دقیق مشخص کنید تا ابهامی پیش نیاید.
• ​انتخاب درست فرد: بر اساس مهارت‌ها، تجربه و نقاط قوت هر کارمند، مسئولیت مناسب را واگذار کنید.
• ​تعادل اختیار و مسئولیت: همیشه به اندازه مسئولیت، اختیار تصمیم‌گیری بدهید و نظارت متعادل داشته باشید.
  ​

مراحل اجرای استراتژی

• شناسایی وظایف: کارهای روتین، وقت‌گیر یا قابل آموزش را لیست کنید (نه استراتژیک یا بحرانی).
• ​ارتباط و واگذاری: هدف، منابع و مهلت را توضیح دهید و اعتماد نشان دهید.
• ​نظارت و بازخورد: پیشرفت را چک کنید، اما micromanage نکنید؛ در پایان نتایج را ارزیابی و قدردانی کنید.

بیایید دوباره به مثال فروشنده نگاهی بیاندازیم. اگر فروشنده خاصی در انعقاد قراردادهای فروش متبحر باشد ممکن است دست به تفویض و واگذاری ‌امور اجرایی فروش زده تا بتواند به عنوان یک فروشنده زمان بیشتری را برای قراردادها اختصاص دهد. اگر سود حاصل از افزایش فروش بیشتر از هزینه واگذاری باشد پس شما سیستم مناسبی دارید. همیشه شنیدن این نکته در بین شکایت‌های صاحبان تجارت که فروشندگان آنها از آینده نگری متنفرند و واقعا در مورد آن احساس بدی دارند باعث تعجب من می شود. 

استراتژی مدیریت زمان

من اغلب می‌شنوم که صاحبان تجارت می‌گویند که تعداد کارکنان بخش ‌خصوصی خیلی زیاد است زیرا آنها همیشه ساعت‌های زیادی را تلف می‌کنند تا کار را انجام دهند.اگر شما نمی‌توانید در یک روز عادی کاری، کارتان را انجام دهید پس شما احتمالا فاقد مهارت‌های تمرکز، اهرم و تفویض اختیار(واگذاری) هستید یا یک مدیر که در استفاده از زمان ضعیف است. مدیریت زمان هنر سازماندهی خودتان است تا بتوانید تمام کارهایتان را در یک روز کاری استاندارد انجام دهید. 

استراتژی مدیریت زمان مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و ابزارها برای اولویت‌بندی وظایف، کاهش اتلاف وقت و افزایش بهره‌وری در کسب‌وکار است.
​

تکنیک‌های کلیدی

• ماتریس آیزنهاور: وظایف را به ۴ دسته فوری/مهم، مهم/غیرهوری، فوری/غیرمهم و غیرفوری/غیرمهم تقسیم کنید و فقط روی ربع اول و دوم تمرکز کنید.
• ​تکنیک پومودورو: ۲۵ دقیقه کار متمرکز + ۵ دقیقه استراحت، برای حفظ تمرکز و جلوگیری از خستگی.
• ​قانون ۸۰/۲۰ (پارتو): ۸۰٪ نتایج از ۲۰٪ تلاش‌ها می‌آید؛ ابتدا کارهای با بیشترین تأثیر را شناسایی کنید.
  ​

ابزارهای کاربردی

• تقویم دیجیتال (Google Calendar، Outlook): برنامه‌ریزی روزانه، هفتگی و یادآوری خودکار.
• ​نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (Trello، Asana): پیگیری وظایف تیمی، ددلاین‌ها و پیشرفت.
• ​اپ‌های بلاک‌کننده حواس‌پرتی (Focus@Will، Freedom): محدود کردن شبکه‌های اجتماعی در ساعات کار.
  ​

مراحل پیاده‌سازی روزانه

• شب قبل برنامه‌ریزی کنید: ۳-۵ وظیفه اصلی فردا را مشخص کنید.
• صبح‌ها کارهای مهم: مغز در ساعات اولیه بیشترین کارایی را دارد.
• تفویض و حذف: کارهای روتین را به دیگران بسپارید و "نه" به درخواست‌های غیرضروری بگویید.

سازماندهی یک روز از پایان روز قبلی شروع می‌شود. اگر شما این‌کار را هنگام استراحتتان انجام دهید مغزتان به شما کمک خواهد کرد که کارآمدتر باشید.
تخمین زده شده که ۵۰درصد از زمان استراحت وقف سازماندهی مغز و ساختار دادن به دانش و تجربیات به دست آمده در طول روز می‌شود.

استراتژی تمایز قائل شدن بین فعالیت‌ها

من مطمئن هستم که شما قانون۲۰/۸۰ را می‌دانید; ۸۰% از نتایج کارتان از ۲۰% تلاش‌هایتان بدست می‌آید. دلیل اینکه این مساله در مورد افراد زیادی صادق است، این است که آنها نمی‌دانند که کدام تلاششان بهترین نتایج را به همراه می‌آورد. اگر شما نتایج خوب را ثبت کنید، سپس شما می توانید قاعده ۲۰/۸۰ را تغییر دهید تا برای شما به طور موثرتری کار کند.

استراتژی تمایز قائل شدن بین فعالیت‌ها به معنای دسته‌بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت یا تلاش/تأثیر است تا مدیران روی کارهای با بیشترین بازده تمرکز کنند و اتلاف وقت را کاهش دهند.
​

ماتریس آیزنهاور (فوریت و اهمیت)
این استراتژی معروف (مربع ۲×۲) فعالیت‌ها را به ۴ دسته تقسیم می‌کند:
​

• فوری و مهم: خودتان فوری انجام دهید (بحران‌ها، ددلاین‌ها).
• مهم اما غیرفوری: برنامه‌ریزی کنید (توسعه مهارت، استراتژی).
• فوری اما غیرمهم: تفویض به دیگران (ایمیل‌های روتین).
• غیرفوری و غیرمهم: حذف کنید (حواس‌پرتی‌های بی‌ارزش).

ماتریس اولویت اقدامات (تأثیر و تلاش)
بر اساس قانون ۸۰/۲۰، فعالیت‌ها را با محور تأثیر (نتایج) و تلاش (زمان/انرژی) دسته‌بندی کنید:
​

• تأثیر بالا/تلاش کم: اولویت اول (بردهای سریع).
• تأثیر بالا/تلاش زیاد: برنامه‌ریزی دقیق.
• تأثیر کم/تلاش کم: تفویض.
• تأثیر کم/تلاش زیاد: حذف.

اگر شما می‌دانستید که کدام ۲۰% از فعالیت شما بهترین نتایج را تولید می‌کند سپس شما می‌توانستید خودتان را سازماندهی کنید تا وقت بیشتری را صرف آن کارها بکنید و بنابراین سود‌تان در هر ساعت افزایش می‌یافت. اگر شما خصوصیات ۲۰% از مشتریانتان را که ۸۰% تجارت شما را پوشش می‌دهند می‌دانستید پس شما می‌توانستید آن گروه از مشتریان را مورد هدف قرار دهید.