ارزیابی ۳۶۰ درجه اگر به درستی انجام شود، منجر به تغییرات مثبتی در یک سازمان خواهد شد. این ارزیابی، اصطلاحی است که به طور خلاصه به بازخوردی چند وجهی اشاره دارد؛ بازخوردی که مستلزم جمع‌آوری نظرات از اطرافیان شخص است.
این نظرات می‌تواند از مدیر شخص، اعضای تیم، گزارش‌های مستقیم و حتی ذینفعان خارجی مثل مشتریان، تامین‌کنندگان یا … جمع‌آوری شود. از این بازخوردها می‌توان به عنوان نقطه شروعی برای برنامه‌ریزی و بهبود روش‌ها استفاده کرد.
این نوع بازخورد یا ارزیابی می‌تواند دیدگاه دقیق و کاملی را از نقاط ضعف و قوت فردی ارائه کند. از سوی دیگر این شیوه ارزیابی می‌تواند در بهبود فرآیندهایی که منجر به پیشرفت و موفقیت شغلی می‌شوند، تاثیرگذار باشد.
با ارزیابی یا فیدبک ۳۶۰ درجه می‌توان اهداف را بهبود بخشید، بازخوردهای سازنده را تشویق و نقش مدیران و سایر اعضای یک سازمان را روشن کرد. با این روش رضایت شغلی بهبود پیدا می‌کند و هزینه‌های مربوط به جایگزینی کارمندان به حداقل می‌رسد.
مراحل انجام ارزیابی ۳۶۰ درجه
چنان که ذکر شد، شیوه‌ی پیاده‌سازی و اجرای ارزیابی ۳۶۰ درجه مهم‌ترین عامل در موفقیت و اثربخشی آن است. هر یک از جنبه‌های فرایند بازخورد ۳۶۰ درجه – از انتخاب ارزیاب‌ها و طراحی پرسش‌نامه‌ها گرفته تا اجرای عملیاتی و تحلیل نتایج و انجام اقدامات اصلاحی، نیازمند تخصص، مهارت و حرفه‌ای‌گری است.
در این بخش به شرح مراحل ارزیابی ۳۶۰ درجه می‌پردازیم تا نحوه‌ی اجرای آن را بهتر درک کنیم.
شفاف‌سازی درباره انجام ارزیابی ۳۶۰ درجه
همان‌طور که گفتیم، در این روش از تمامی کارکنان (مستقیم و غیرمستقیم) شرکت بازخورد می‌گیریم. بنابراین همه‌ی افرادی که در این ارزیابی نقش دارند و به نوعی ذی‌نفع آن هستند، باید در جریان چیستی فرایند، هدف آن و سبک و سیاق اجرای آن قرار بگیرند.
انتخاب ارزیاب‌ها
انتخاب تعداد و نوع کارکنانی که واجد شرایط امتیاز دادن به یک فرد خاص هستند، اهمیت زیادی دارد. انتخاب ارزیاب‌ها به سمت شغلی، دپارتمان مربوطه و روابط کاری کارکنان بستگی دارد. شرکت‌کنندگان باید به تعدادی ارزیاب انتخاب کنند که از جامعیت و مرتبط بودن بازخوردها مطمئن شوند. انتخاب ارزیاب‌ها ممکن است ۱ تا ۲ هفته زمان ببرد. ارزیاب‌ها را می‌توان از میان مدیران، سرپرستان، افراد زیرمجموعه، همکاران و مشتریان خارجی انتخاب نمود.
توزیع پرسش‌نامه‌ها
تیم منابع انسانی مجموعه‌ای از پرسش‌نامه‌ها را تهیه و بین ارزیاب‌ها توزیع می‌کند. هر فرد نیز ایمیلی حاوی پرسشنامه جهت خودارزیابی دریافت می‌کند. به این مرحله نیز می‌توان حدود یک هفته زمان اختصاص داد.
تکمیل پرسش‌نامه‌ها
ارزیابی و تحلیل جنبه‌های مختلف عملکرد فرد ارزیابی‌شونده، از ارزیاب‌ها زمان زیادی می‌گیرد. با این حال، باید ضرب‌الاجلی تعیین شود تا ارزیاب‌ها فرم‌های تکمیل‌شده را در زمان مقرر ارسال کنند. انجام این کار نیز ممکن است ۲ تا ۴ هفته طول بکشد.
تهیه گزارش
نظرسنجی‌های تکمیل‌شده سپس تحلیل می‌شود تا گزارش عملکرد هر فرد بر اساس پاسخ‌ها و دیدگاه‌های ارائه شده تهیه شود. این گزارش‌ها با جزئیات کامل نوشته می‌شوند و فرد را از نقاط قوت و ضعف عملکردی خود مطلع می‌سازد. در صورت استفاده از نرم‌افزار بازخورد ۳۶۰ درجه، می‌توان گزارش‌ها را در عرض یک یا دو روز تهیه کرد.
ارائه بازخورد
بر اساس برنامه ارائه بازخورد سازمان، نتایج نظرسنجی یا بازخوردها را می‌توان از طریق ایمیل به اطلاع افراد رساند، یا آن را از طریق جلسات فردی و به صورت حضوری ارائه کرد. این مرحله نیز برای هر فرد حدود 2 تا 3 ساعت طول می‌کشد.
تدوین برنامه توسعه عملکرد
هدف ارزیابی ۳۶۰ درجه، تدوین یک برنامه توسعه برای هر فرد، بر اساس گزارش‌های به دست آمده است. بر اساس ارزیابی، یک برنامه بهبود عملیاتی تدوین شده و سپس دوره‌های آموزشی، کارگاه‌ها، و جلسات اشتراک‌گذاری دانش برای رفع کاستی‌های موجود برگزار می‌شود. اجرای این مرحله به یک تا دو هفته زمان نیاز دارد.
ارزیابی مجدد
ارزیابی ۳۶۰ درجه فرآیندی نیست که یک بار و برای همیشه انجام شود، بلکه باید به‌طور مستمر اجرا گردد. از این رو، کارفرمایان و کارکنان باید بدانند که ارزیابی‌های بعدی هر سال انجام خواهند شد. هدف از این کار، پیگیری پیشرفت و بررسی تغییرات در طول زمان است. 8 الی 12 ماه زمانی ایده‌آل برای انجام ارزیابی مجدد است.
ارزیابی ۳۶۰ درجه چه فوایدی دارد؟
این نوع بازخورد یا ارزیابی می‌تواند دیدگاه دقیق و کاملی را از نقاط ضعف و قوت فردی ارائه کند. از سوی دیگر این شیوه ارزیابی می‌تواند در بهبود فرآیندهایی که منجر به پیشرفت و موفقیت شغلی می‌شوند، تاثیرگذار باشد.
تمرکز ارزیابی ۳۶۰ درجه بیشتر بر روی تأثیر کار یک کارمند بر کار سایر افراد سازمان و نحوه انجام کار است. چراکه عملکرد یک فرد می‌تواند به طور مستقیم بر روی مهارت‌ها و مشارکت‌های دیگر اعضای تیم تاثیر بگذارد.
با ارزیابی یا فیدبک ۳۶۰ درجه می‌توان اهداف را بهبود بخشید، بازخوردهای سازنده را تشویق و نقش مدیران و سایر اعضای یک سازمان را روشن کرد. با این روش محیطی فراهم می‌شود که افراد به خودسازی ترغیب می‌شوند. همچنین رضایت شغلی بهبود پیدا می‌کند و هزینه‌های مربوط به جایگزینی کارمندان به حداقل می‌رسد.
ارزیابی ۳۶۰ درجه چگونه انجام می‌شود؟
در اولین قدم، داشتن لیستی از افراد حاضر در یک سازمان مهم است. همه افراد باید در یک برنامه ارتباطی مورد بررسی قرار گیرند.
افراد شرکت‌کننده در فیدبک ۳۶۰ درجه معمولاً شامل مدیر، چند نفر از همکاران و آن دسته از مدیران یا کسانی هستند که فرد به طور مرتب با آنها کار می‌کند.
سوال‌های نظرسنجی باید در مورد مجموعه خاصی از مهارت‌ها، شایستگی‌ها و رفتارهایی که قابل آموزش هستند، باشند. نکته مهم این است که شما باید از طرح سوالات دوسویه پرهیز کنید.
ناشناس و محرمانه بودن، اصلی اساسی در انجام این نوع ارزیابی است. کسانی که درباره دیگری نظر می‌دهند باید بدانند که پاسخ خوب یا بد آنها به سوالات، شغل‌شان را تهدید نمی‌کند. همچنین باید در نظر داشته باشید که دریافت بازخوردهای غیردقیق، روند بهبود فرآیندها را با چالش مواجه می‌کند.
تا چه میزان می‌توان به نتایج این ارزیابی اطمینان کرد؟ اگر بین اندازه‌گیری ارزیابی و عملکرد داخلی، هماهنگی بالایی وجود داشته باشد، این نظرسنجی یا بازخورد معتبر خواهد بود.
در بیشتر سازمان‌ها، درخواست ارزیابی از سوی مدیر داده می‌شود. سپس مدیر، بازخوردها را تجزیه و تحلیل می‌کند.
در این نوع ارزیابی به یک مربی واجد شرایط برای خنثی کردن پاسخ‌های عاطفی نیاز است. تا چد حد افراد در پاسخگویی به سوالات صادق هستند؟ آیا روابط دوستانه بر روی پاسخ آنها تاثیر می‌گذارد؟ مربی یا راهنما می‌تواند بازخوردها را متناسب با نقش افراد قرار دهد، به سازماندهی اولویت‌ها کمک کند، چالش‌ها را مشخص کرده و به افراد برای حرکت به سمت پیشرفت کمک کند.
افراد چه مسئولیتی دارند؟ از افراد یک تیم بخواهید برنامه‌ای عملی را آماده کرده و آن را با مدیر خود به اشتراک بگذارند. بدون وجود یک برنامه عملی، افراد خود را ملزم به انجام مسئولیتی نمی‌بینند.
باید مراقب باشید که بازخورد تا جای ممکن توصیفی باشد؛ به طوری که شخص، نکته‌ای ملموس را برای بهبود در اختیار داشته باشد.
برای بررسی ارزیابی ۳۶۰ درجه باید نتایج آن را با ارزیابی سال قبل مقایسه کرد. مقایسه امتیازها در طول زمان و دانستن این که بهبود فرآیندها نیاز به اندازه‌گیری مداوم دارد، به شرکت‌کنندگان این اجازه را می‌دهد که برنامه توسعه را به طور مداوم تنظیم کنند.
مهم‌ترین معیارهای ارزیابی ۳۶۰ درجه
اولین کاری که باید به‌عنوان یک کارفرما انجام دهید، این است که نحوه ارزیابی کارکنان، همکاران و خودتان را مشخص کنید. بررسی ۳۶۰ درجه عمدتاً برای ارزیابی «مهارت‌های نرم» یک کارمند استفاده می‌شود، نه برای بررسی عملکرد شغلی آنها (مثلاً اینکه در بازه‌ی سه‌ماهه چقدر فروش داشته‌اند).
بنابراین، مهارت‌های نرم کارکنان را (باتوجه‌به نقش آنها) در نظر بگیرید و رتبه‌‌هایی مانند بسیار کم، کم، خنثی، خوب، بسیار خوب، و عالی را برای آنها تعیین کنید.
رهبری: توانایی تصمیم‌گیری، مسئولیت‌پذیری و خوش‌برخورد بودن
ارتباط: خوب گوش دادن، ارتباط غیرکلامی و شفاهی، توانایی دریافت بازخورد و ارائه بازخورد سازنده
کار تیمی: مشارکت، آمادگی برای کمک، مورد اطمینان بودن
سازماندهی: مدیریت زمان و پروژه، توجه به جزئیات
خلاقیت: حل مسئله، تفکر انتقادی، ارائه ایده‌های بدیع
مهارت‌های میان‌فردی: اعتماد به نفس، همدلی، مثبت‌اندیشی، مدیریت استرس، اشتیاق
همسویی با سازمان: درک و پایبندی به ارزش‌ها، مأموریت، چشم‌انداز، برنامه‌ها و فرآیندهای استراتژیک
کاربرد ارزیابی ۳۶۰ درجه
ارزیابی ۳۶۰ درجه یک ارزیابی جامع است که در صورت اجرای صحیح می‌تواند توانایی‌های نیروی انسانی یک سازمان را افزایش دهد و به افراد کمک کند که برای چشم اندازهای آینده برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند.
نمونه سوالات ارزیابی ۳۶۰ درجه
در ابتدای فرم ارزیابی، از ارزیابی‌کننده خواسته می‌شود تا به سوالات مورد نظر در مورد عملکرد شغلی (نام کارمند) پاسخ دهد. در زمان پاسخگویی باید تجربه کار مستقیم فرد با سایر اعضای تیم مدنظر قرار گیرد. برای مثال شما قصد دارید تا عملکرد شخص را در زمینه رهبری، مهارت‌های بین فردی، توانایی حل مسئله، انگیزه و کارایی مورد ارزیابی قرار دهید.
سوالات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
1.آیا فرد مورد نظر در ایفای نقش خود، از توانایی مدیریت و رهبری برخوردار است؟ مثال بزنید.
2.چگونه فرد مورد نظر می‌تواند توانایی‌های مدیریتی خود را بهبود ببخشد؟
3.فرد مورد نظر در برخورد با سایر همکاران، دارای چه مهارت‌های بین فردی است؟
4.آیا در هنگام کار با او دچار مشکل شده‌اید؟
5.چگونه فرد مورد نظر می‌تواند مهارت‌های بین فردی خود را بهبود ببخشد؟
6.مهارت‌های او برای حل مشکلات و رسیدن به راه‌حل چیست؟
7.فرد مورد نظر در چه زمینه‌هایی باید مهارت‌های خود را بهبود دهد؟
8.آیا فرد مورد نظر در انجام وظایف و روابط کاری انگیزه دارد؟
9.آیا روش‌ها و رویکردهای او برای دستیابی به اهداف شغلی کارآمد و موثر است؟
10.آیا به نظر می‌رسد که فرد مورد نظر نسبت به انجام وظایف و مسئولیت‌های خود انگیزه دارد؟
11.در پایان، با شخصی که مورد ارزیابی قرار گرفته جلسه گذاشته شده و به او فیدبک داده می‌شود.