طبق تحقیقات انجام شده در دانشگاه هاروارد، یک کارمند فوق‌العاده عالی سالانه ۵ هزار دلار بر سود شرکت می‌افزاید ولی یک کارمند مشکل ساز قادر است سالانه ۱۲ هزار دلار به یک شرکت ضرر بزند!

در یک سازمان، چیزی زیان‌بارتر از استخدام و به‌کارگیری کارکنان مشکل ساز و سمّی نیست. بنابراین در این مقاله به اهمیت مدیریت کارکنان مشکل ساز و نحوه‌ی پیشگیری از استخدام و ورود کارکنان مشکل ساز به سازمان، بخصوص در مراحل مصاحبه‌های استخدامی خواهیم پرداخت. بعد از خواندن این مقاله به راحتی می توانید دست به کار شوید و از استخدام کارکنان مشکل ساز در سازمانتان پیشگیری کنید.

 

علت رفتار کارکنان مشکل ساز

این موضوع می‌تواند علت‌های مختلفی داشته باشد. مهم‌ترین دلیل اینکه یک کارمند برای سازمان شما مناسب نیست، عدم هماهنگی بین ارزش‌های سازمان شما و ارزش‌های اوست. ساده‌ترین مثال ساعت حضور در شرکت است. مثلا اگر همه کارمندان شما باید ساعت هشت در محل کار حاضری بزنند، استخدام فردی که زودتر از ساعت نه بیدار نمی‌شود، مشکلساز خواهد بود.

علت دیگر رفتار کارمندان مشکل ساز، برخورد دیگران با آن‌هاست. تصور کنید فردی تنبل است و کارهای خود را به خوبی انجام نمی‌دهد. به همین دلیل سایر اعضای سازمان تلاش می‌کنند هیچوقت کاری را به او نسپارند. آن‌ها ترجیح می‌دهند به جای اینکه مدت زیادی منتظر کارمند بی مسئولیت بمانند، خودشان کار را انجام دهند.

بیکاری در محیط کار چیزی است که این فرد می‌خواهد و با اهمال کاری به آن دست پیدا می‌کند. بنابراین رفتار غلطش را ادامه خواهد داد و تنها برای دیگران مشکل ایجاد می‌کند. پس باید شیوه رفتار صحیح با این افراد را بدانید.

 

چگونه کارمندان مشکل ساز را کنترل کنیم؟

برخی از مدیران فکر می‌کنند که اخراج تنها راه مقابله با کارکنان مشکلساز است. اما اخراج باید آخرین گزینه شما باشد. ابتدا مراحل زیر را طی کنید تا تصمیم درستی درباره فرد مورد نظر بگیرید.

بررسی‌های لازم را انجام دهید تا بتوانید ارزیابی کنید کارمند شما واقعا فرد مشکلسازی است یا به اقتضای شرایط و به صورت موقتی، مشکل ایجاد می‌کند.

پیگیر شوید تا به حقیقت ماجرا پی ببرید. بر اساس شایعات و دروغ‌ها و حواشی موجود در سازمان قضاوت نکنید.

منطقی تصمیم بگیرید. بهتر است با خود فرد نیز در این زمینه صحبت کنید. هنگام صحبت نیز علت‌ها را به صورت منطقی بررسی کنید و بی طرفانه قضاوت کنید. اگر کارمند مورد نظر با مشکلی روبروست، به دنبال راه حلی برای آن باشید. حتی اگر لازم است از دیگران برای حل مشکل کمک بگیرید.

مشکلات را حل کنید. در وهله اول سعی کنید این کار را با تذکر انجام دهید. اما در صورت تکرار از روش‌های جدی‌تر مانند تنبیه و حتی اخراج استفاده کنید. لازم است که به کارکنان مشکل ساز فرصتی برای جبران خطاهایشان داده شود. اما در صورتی که این خطا مداوم باشد، غیر قابل گذشت خواهد بود.

رفتار فرد را نکوهش کنید و نه شخصیت او را! به عنوان مثال زمانی که دارید شخصی را برای اهمال کاری بازخواست می‌کنید، مثال‌هایی از اهمال‌ کاری و نتایجی که به دنبال داشته است، بزنید. نیازی نیست بگویید: تو فرد بی‌مسئولیتی هستی و هیچوقت وظایفت را خوب انجام نمی‌دهی.

اهمیت مدیریت کارکنان مشکل ساز

هیچ چیز برای یک سازمان، زیان‌بارتر از استخدام و به‌کارگیری یک کارمند مشکل ساز و سمّی نیست. در پاره‌ای از تحقیقات مدیریتی، ناسازگاری و بی‌ادبی کارمند از جنبه‌ی سرعت سرایت آن به سایر کارکنان به آنفلوانزا (سرماخوردگی) تشبیه شده است!

یکی از محققان دانشگاه هاروارد به نام «دیلن ماینور» (Dylan Minor) با کمک همکارانش و طی یک تحقیقِ مفصل که بر روی بیش از ۶۰ هزار کارمند مؤسسات انجام داده به نتیجه‌ی بسیار عجیبی در مورد کارکنان مشکل ساز رسیده است.

به طور خلاصه نتیجه‌ی تحقیق این بود که یک کارمند مشکل ساز، حداقل دو برابر آنچه یک کارمند فوق‌العاده خوب برای شرکت کسب می‌کند را، بر باد می‌دهد! در این تحقیق قید شده که یک کارمند فوق‌العاده عالی، سالانه ۵ هزار دلار بر سود شرکت می‌افزاید ولی یک کارمند مشکل ساز، قادر است سالانه ۱۲ هزار دلار به یک شرکت ضرر بزند!

این موضوع در حالی است که اگر بتوان آمار دقیقی از خسارت مشتریان ناراضی و مسائل پیرامونی داشت، خسارت کارمند مشکل ساز از رقم ۱۲ هزار دلار در سال هم بیشتر خواهد شد! این تحقیق و موارد مشابه، اهمیت مدیریت  و پیشگیری از ورود کارمندان مشکل ساز را به ما بیش از پیش یادآوری می‌کند.

 

چکار کنیم تا به مدیریت کارکنان مشکل ساز اصلاً نیاز نباشد؟

به عنوان یک مدیر در مرحله‌ی اول باید با درایت و هوشیاری، از استخدام کارمندان مشکل ساز جلوگیری کنیم. به‌طور کلی برآورد و تحقیق در مورد کیفیت کاری و اخلاقی انسان‌ها برای بیشتر افراد کاری ناخوشایند محسوب می‌شود. ذات این کار و مسئولیت نهفته در پشت آن استرس زا است؛ اما برای شما به عنوان یک مدیر و تصمیم گیرنده در امور استخدام سازمان، چاره‌ای نیست! لذا برای بررسی‌ شرایط کارمندان استخدامی ابتدا این موارد را برای خودتان کاملاً روشن کنید:

• هدف اصلی‌تان از این استخدام دقیقاً چیست؟
• در مورد متقاضیان استخدامی دقیقاً چه چیزهایی را باید برآورد و بررسی کنید؟

به طور دقیق مشخص کنید به چه نوع اطلاعاتی در مورد متقاضیانی که با آن‌ها مصاحبه خواهید کرد، احتیاج دارید.

در حد امکان از بهترین ابزارها و نرم‌افزارهای استخدامی استفاده کنید.

 

مهارت‌ها را ببینید اما شخصیت‌ها را استخدام کنید!

به‌طور کلی وقتی که صحبت از استخدام پیش می‌آید؛ بیشتر توجه‌ها بی‌اختیار بر روی مهارت‌هایی که متقاضی استخدام دارد یا ندارد، جلب می‌شود. نکته این است که تمرکز زیاد بر سطح مهارت متقاضی استخدام می‌تواند منجر به استخدام کارمند مشکل ساز در سازمان شما شود. شما باید شخصیت و ذهنیت متقاضی را نیز ارزیابی کرده و آن را در رابطه با ارزش‌ها و فرهنگ موجود در سازمانتان بررسی کنید.

برخی کارشناسان، بررسی افکار فعلی متقاضیان استخدام در مورد کار قبلی‌شان را معیار مهمی برای ارزیابی ذهنیت آن‌ها می‌دانند و برخی دیگر معتقد هستند که نشانه‌ی یک ذهنیت سالم و منعطف در نزد فرد متقاضی استخدام، توان صحبت کردن مثبت در مورد کارفرما یا مدیران سابقش است. اگر فرد مذکور با نفرت در مورد اعمال مدیران سابقش حرف بزند، نشانگر این است که به هر حال قدرت مسئولیت پذیری این شخص کم است.

در این زمینه نظریات مختلفی وجود دارد. در ادامه مقاله با ما همراه باشید تا سوالات استخدامی و نکات ضروری برای پیشگیری از ورود کارمندان مشکل ساز را به طور جامع یاد بگیرید.

 

سؤالات راهگشا برای پیشگیری از استخدام کارکنان مشکل ساز

به غیر از سؤالات مختلف و مرسوم استخدامی، سوالاتی وجود دارد که می‌توانید با استفاده از آن‌ها با اطمینانِ بیشتری مانع ورود کارمندان و کارکنان مشکل ساز به سازمانتان شوید. هدف از این سؤالات، مشخص کردن میزان ادب، همدلی و مهربانی کارکنان است.

روش اول:

به عنوان مثال این سؤالات می‌توانند چنین ساختاری داشته باشند:

«اگر در فلان موقعیت باشید چه کار می‌کنید؟»

یک موقعیت مرتبط با مسائل همدلی، ادب و مهربانی را در بطن سؤال فوق به متقاضی استخدام ارائه کرده و پاسخ فرد متقاضی را شنیده و بررسی کنید.

نکته‌ی کلیدی این است که فقط به اولین جواب متقاضی استخدام به سؤال «اگر در فلان موقعیت باشید چه کار می‌کنید؟»، بسنده نکرده و حداقل ۲ تا ۳ مثال از او بخواهید.

روش دوم:

روش بهتری که وجود دارد تهیه‌ی تعداد مشخصی سؤالات از پیش آماده شده برای تخمین سطح ادب، مهربانی و همدلی متقاضیان استخدامی است.

چنین سؤالاتی باید ساختارمند بوده و از همه‌ی متقاضیان استخدام پرسیده شود. شما می‌توانید به عنوان نمونه سؤالاتی که در ادامه آمده و یا سؤالات مناسب‌تری را با در نظر گرفتن شرایط سازمان خودتان طراحی کنید.

مدیر/کارفرمای قبلی شما در مورد شما چه می‌گفت؟ نظرش مثبت بود یا منفی؟

کارکنان قبلیِ تحت مدیریت/ سرپرستی شما در موردتان چه می‌گفتند؟ نظرشان مثبت بود یا منفی؟ چه احساسی نسبت به شما داشتند؟

سه چیزی که در رابطه با کارتان برای خود می‌خواهید چیست؟ آیا توسعه‌ی فردی اولین انتخاب شما است؟ انتخاب دوم و سوم شما چه چیزهایی هستند؟

برای من در مورد موقعیتی که طیِ آن دچار استرس بوده یا منازعه‌ای با دیگری پیدا کرده بودید صحبت کنید. در آن زمان چه کارکردید؟

علایمی که نشان دهد شما تحت فشار هستید و در معرض استرس زیاد قرار گرفته‌اید چیست؟

آخرین باری که در موضوعی شکست خوردید چه وقت بود؟ در مورد شرایط و نحوه‌ی برخورد شما با آن شرایط، تجربیات و آموخته‌هایی که از آن شکست داشتید صحبت کنید.

برخی مستنداتِ اینکه می‌توانید نظارت و کنترل خوبی بر روی دیگران داشته باشید چیست؟ این کار را آخرین بار چه وقت و کجا به‌خوبی انجام دادید؟

برای شما کار کردن با چه نوع انسان‌هایی دشوارترین حالت را دارد؟ یک مورد از زمانی را که با شخصی دشوار همکار بودید برای من شرح دهید. چگونه این مسئله را حل کردید؟

خودتان را از لحاظ هوش هیجانی در چه سطحی میدانید؟

آیا قادر هستید تا حدی نظر دیگران در مورد خودتان را از حالت آن‌ها درک کنید؟

۳ نکته جهت ارزیابی متقاضی حین مصاحبه استخدامی 

علاوه بر استفاده از سؤالات کلیدیِ توضیح داده شده، لازم است فرد متقاضیِ استخدام را از جنبه‌های زیر ارزیابی کنید:

آیا متقاضی استخدام برای مصاحبه‌ی استخدامی سرِ وقت حاضر شده است؟

آیا متقاضی استخدام در مورد مدیر/ کارفرما و یا سایر افراد محل کار قبلی خود با لحن و دیدگاهی منفی حرف می‌زند؟

آیا در مجموع، متقاضی استخدام مسئولیت نتایج وقایعی که در تجربه‌های کاریِ قبلی خود داشته است را می‌پذیرد یا دیگران را مقصر می‌داند؟

 

بررسی نحوه برخورد متقاضی استخدام با دیگران

نکته‌ی دیگر برای پرهیز از ورود کارمند مشکل ساز به سازمان این است که به مصاحبه‌ی استخدامی با متقاضیان بسنده نکرده و طرز برخورد آن‌ها با دیگران را از اولین لحظه تا به آخر پرس و جو کنید:

متقاضی استخدام هنگام ورود و خروج از سازمان با نگهبان یا پارکبان چه نوع برخوردی داشته است؟

با مسئول پذیرش یا کارمندان یا کارکنان دیگری که با او برخورد داشته‌اند چه رفتار یا حالتی داشته است؟

آیا متقاضی استخدام در همه‌ی این موارد مؤدب و باوقار بوده است؟ آیا برخورد نسنجیده، مشکوک یا بدی هم داشته است؟

در برخی تحقیقات، مشخص شده که بهترین اطلاعات استخدامی از جنبه‌ی بررسی سازگاری یا ناسازگاری متقاضی استخدام را می‌توان از راننده‌ای که متقاضی را به شرکت آورده یا از کارمندِ هماهنگی یا نگهبانی شرکت به دست آورد.

 

تیم کارکنانتان را داخل ماجرا کنید

می‌توانید در برخی استخدام‌های حساس، به متقاضی استخدام فرصتی برای آشنا شدن با فرهنگ سازمانی و خلق و خوی کارکنان فعلی خود بدهید. (برای این کار باید به بومی سازی روش‌ها توجه داشته باشید.)

یکی از روش‌ها این است که فرد متقاضی استخدام را به همراه اعضای تیم کاری به تماشای یک مسابقه‌ی ورزشی، به یک رستوران یا موارد مشابه بفرستید. این کار برای متقاضی استخدام نیز فرصت بزرگی خواهد بود که احساس واقعی خود را در مورد اینکه آیا خواهد توانست با این اکیپ کار کند یا نه تشخیص دهد.

اگر حس کرد که نمی‌تواند با این گروهِ کاری دمساز شود؛ در آن صورت شما با هزینه‌ی غذای چند نفر یا با هزینه‌ی چند بلیت مسابقه‌ی ورزشی از یک ضرر بزرگ که در کمین شرکتتان بوده است و دردسرها و اعصاب خردکنی‌های آن نجات می‌یابید.

 

نکات تکمیلی جهت پیشگیری از ورود کارکنان مشکل ساز

۱) بررسی پیشینه‌ی فرد متقاضی استخدام

بررسی پیشینه فرد متقاضی به شما کمک خواهد کرد پی ببرید این شخص تا چه حد، فردی مدنی و بافرهنگ است. برای این کار طی مصاحبه‌ی استخدامی و سوالاتی که به عنوان نمونه ذکر کردیم، از متقاضی بخواهید تا منبع پاسخ‌های خود را بگوید. یعنی از وی بخواهید هنگام پاسخ دادن به سوالات شما محل، مکان و زمان رویدادها را شرح دهد. 

علاوه بر محل و مکان رویدادهایی که شرح می‌دهد؛ از وی سوالاتی بپرسید که مستقیماً به میزان همدلی، مهربانی و مدنی بودن ارتباط داشته باشد؛ به‌طور مثال می‌توانید از چنین سؤالاتی استفاده کنید:

زمانی که در محل کار قبلی خود بودید کار کردن با رئیس/ کارفرما/ همکاری که داشتید چه حسی به شما می‌داد؟

او/ آن‌ها باعث چه پیشرفتی در شما شدند؟

گاهی بهتر است فرهنگ سازمانی خود را با ذکر یک مثال از سازمانتان به متقاضی استخدام توضیح داده و از او بخواهید که نمونه‌ای از سازگاری خود با فرهنگ سازمانی شما را در گذشته‌های خود ارائه کند.

۲) بررسی لحن و تن صدای متقاضی

در هنگام پاسخ دادن و صحبت کردنِ فرد متقاضی به لحن و تُن صدای او (و نه فقط) سخنانش دقت کنید. لحن، تُن صدا و طرز بیانِ متقاضی استخدام می‌تواند به شما سرنخ‌های مهمی درباره‌ی نقایص مدنی و فرهنگی او بدهد.

۳) تماس با مراکز کار قبلی متقاضی

تماس با مراکز کار قبلی متقاضی نیز از دیگر گزینه‌های پی بردن به سوابق اخلاقی و رفتاری او می‌تواند باشد. برخی از مدیران، زیرکی‌های خاص دیگری در این مورد به خرج می‌دهند.

۴) با زیردستان فرد نیز سخن بگویید

برخی از مدیران برای جلوگیری از نفوذ کارکنان مشکل ساز و ناسازگار، در مرحله‌ی استخدام با یافتن شماره تماس‌های کارکنانی که در محل کار قبلی آن متقاضی تحت سرپرستی او کار می‌کردند؛ اطلاعات فوق‌العاده مفیدی درباره‌ی سطح واقعیِ مدنیت و فرهنگ فرد متقاضی استخدام می‌یابند.

آن‌ها حتی با آشنایان خارج از محیط کار قبلی فرد متقاضی نیز تماس می‌گیرند. (بومی سازی این شیوه باید در نظر گرفته شود)، از جمله با انجمن‌هایی که فرد در آنجا عضو است، با مشاوران و کوچ‌هایی که با آن‌ها ارتباط داشته و نظایر آن.

 

توصیه‌ای مهم به مسئولان جذب نیروی انسانی

اگر فرد مسئول یا مدیر منابع استخدامی یا هر کسی که در یک مؤسسه یا شرکت وظیفه‌ی ‌استخدام نیروی انسانی را بر عهده دارد، پایبند به استانداردهای رفتار فرهنگ محور و مدنی نباشد، احتمال اینکه دقت و سخت‌گیری کافی در این مورد را درباره‌ی متقاضیان استخدام رعایت کند کم خواهد بود.

طبق بررسی‌های داخلی گوگل، انسان‌ها در مورد نحوه‌ی برخورد شرکت‌ها با مراجعه کنندگان و از جمله مراجعه کنندگان استخدامی جستجوهای زیادی انجام می‌دهند.

فرد استخدام کننده باید متوجه باشد مهم نیست برای چه‌کاری می‌خواهد اشخاص را استخدام کند و مهم نیز نیست که آن فرد متقاضی چگونه فردی است و یا چطور به نظر می‌رسد؛ در همه حال باید با آن‌ها در هنگام مصاحبه با احترام و نزاکت صحبت و رفتار کند.

 

برای مدیریت کارکنان مشکل ساز ، پیشگیری بهتر از درمان است!

مهارت و استعداد یک کارمند مشکل ساز نخواهد توانست تأثیر مخرب او بر سازمان شما را جبران کند. بهترین راه برای مصون ماندن از چنین مشکلی پیشگیری از استخدام شدن افرادِ این چنینی در سازمان شما است. بنابراین:

مصاحبه‌هایی ساختارمند تدارک ببینید.

بررسی‌های اولیه در مورد متقاضیان را انجام دهید.

با متقاضیان استخدام، دیدارهای رفتار محور داشته باشید و سطح مدنیت و فرهنگ اجتماعی و کاری آن‌ها را بسنجید.

پیشینه‌ی آن‌ها در محل کار قبلی و خارج از محل کارشان را بررسی کنید.

در مصاحبه‌ی استخدامی با ملاحظه و نزاکت رفتار کنید.

با عمل به موارد فوق که جزئیات آن را طیِ این مقاله بیان کردیم از نفوذ کارکنان ناسازگار به تشکیلات و کسب و کار خود جلوگیری خواهید کرد. بدیهی است چنین نتیجه‌ی مثبتی به زحمات آن می‌ارزد.